4 phong cách giao tiếp

Giao tiếp là công cụ con người chúng ta sử dụng hàng ngày. Việc hiểu được các phong cách giao tiếp khác nhau có thể cải thiện chất lượng các mối quan hệ. Trong cuộc sống, có những người có những kỹ năng giao tiếp hiệu quả, ngược lại không ít người cảm thấy khó khăn khi giao tiếp. Tại sao vậy?

Trong mô hình “Phong cách xã hội” (Social Styles) của Robert và Dorothy Bolton, họ cho rằng có 4 phong cách giao tiếp khác nhau: Analyticals (Người phân tích), Drivers (Người dẫn dắt), Expressives (Người biểu cảm) , Amiables (Người dễ mến)

Các yếu tố cần thiết của phong cách giao tiếp

Trước khi đi chuyên sâu về 4 phong cách giao tiếp, chúng ta cần phải hiểu 2 yếu tố cần thiết cho các phong cách này:

Responsiveness (Sự phản ứng)

Khả năng phản ứng là cách một người đáp ứng với các yêu cầu hoặc đòi hỏi của người khác đối với họ. Đôi khi yếu tố này còn được gọi với tên khác như là Sự đáp ứng, Sự hoà đồng, …

Sự phản ứng cao: Một người có sự phản ứng cao có nghĩa là họ có phản ứng cảm xúc với người khác cao hơn. Điều này đôi khi còn có thể gọi là đồng cảm với người khác, mặc dù vậy họ khó kiểm soát cảm xúc bản thân và phản ứng, hành động theo cảm tính nhiều hơn. Những người này thường hướng về mọi người trong cộng đồng, dù mục đích có thể là vì cá nhân hay lòng vị tha của họ.
Sự phản ứng thấp: Một người có sự phản ứng thấp hơn thì khả năng đồng cảm họ cũng ít hơn. Phản ứng của những người này thường có yếu tố nhận thức cao, vì vậy họ thường suy nghĩ nhiều trước khi đưa ra quyết định, hành động cụ thể.

Assertiveness (Sự quả quyết)

Trong giao tiếp xã hội, mọi người thường muốn đòi hỏi từ người khác. Vì vậy khi đưa ra một yêu cầu nào đó, họ có thể có tính quyết đoán cao hoặc chỉ đưa ra yêu cầu ở mức thấp, thậm chí thụ động trong việc này. Sự quả quyết đôi khi còn có tên gọi là Sự quyết đoán, Sự thống trị.

Tính quyết đoán cao: Một người quyết đoán cao có khả năng nói với người khác về những yêu cầu họ mong muốn. Vì vậy, những người có đặc tính này thường sẽ đối mặt với khó khăn nhiều hơn là cố gắng tránh né chúng. Họ có niềm tin vào bản thân và tin rằng họ có quyền yêu cầu những nhu cầu của họ. Điều này khiến cuộc sống của họ trở nên cạnh tranh hơn và sẵn sàng hành động nhanh chóng, chấp nhận rủi ro cao hơn người khác.
Tính quyết đoán thấp: Những người có tính quyết đoán thấp thường thụ động hơn là đưa ra yêu cầu cho người khác. Họ thậm chí không hỏi, tránh hoàn toàn những xung đột có thể xảy ra, đồng thời tránh né những rủi ro không cần thiết. Có nhiều lý do để con người có tính quyết đoán thấp, đa phần liên quan đến nỗi sợ, có thể là sợ hãi bản thân trước những lời chỉ trích của người khác. Những người này thường không thích ý tưởng sẽ làm người khác xấu hổ hoặc đau khổ.

Bằng cách kết hợp 2 yếu tố trên với nhau, chúng ta có thể xác định được 4 phong cách giao tiếp khác nhau:

Analyticals (Người phân tích)

Những người phân tích thường kém quyết đoán và ít phản ứng với người khác. Vì vậy, họ có xu hướng tập trung vào nhiệm vụ, công việc hơn mọi người, đồng thời ít quan tâm đến việc lãnh đạo và quản lý người khác, cảm thấy hạnh phúc hơn khi làm việc một mình. Tính cách của họ sẽ thận trọng và suy nghĩ có hệ thống, điều này sẽ khiến cho họ giỏi trong việc phân tích. Tuy vậy đôi khi họ có thể khiến cho mọi người cảm thấy khó chịu vì những người này thường chú ý quá mức đến những chi tiết nhỏ nhặt.

Một số đặc điểm của người phân tích:

Tập trung vào nhiệm vụ hơn là con người
Thích mọi thứ phải đúng và hoàn hảo, tất nhiên sẽ tốn nhiều thời gian cho công việc để đảm bảo yếu tố này
Chu đáo, cẩn thận theo định hướng thực tế và chính xác
Giỏi đánh giá khách quan và giải quyết vấn đề
Thích tổ chức và hệ thống cấu trúc
Tránh né làm việc nhóm, thích làm việc một mình
Thận trọng khi đưa ra quyết định
Khi trở nên căng thẳng, có thể trở nên cứng đầu, đôi khi rút lui khỏi nhiệm vụ đang thực hiện.

Drivers (Người dẫn dắt)

Với tính cách quyết đoán cao và ít phản ứng cảm xúc với người khác, người dẫn dắt không quá lo lắng về cách người khác suy nghĩ, phản ứng. Vì vậy họ thường có xu hướng độc lập và thẳng thắn hơn. Đôi khi họ quan tâm nhiều đến kết quả và khá thực dụng trong công việc. Những người này được xem là cộng tác kém với người khác, đôi khi khiến mọi người khó chịu bằng những lời nói và hành động thiếu cân nhắc, suy nghĩ.

Một số đặc điểm của người dẫn dắt:

Cạnh tranh và cần chiến thắng
Tìm kiếm sự kiểm soát và chịu trách nhiệm
Phản ứng nhanh
Lập kế hoạch cẩn thận
Quyết đoán
Định hướng kết quả
Tập trung vào công việc
Không thích sự thiếu hiệu quả và thiếu quyết đoán
Có thể thiếu kiên nhẫn và thiếu nhạy cảm
Khi căng thẳng có thể giành quyền kiểm soát

Expressives (Người biểu cảm)

Những người biểu cảm có tính quyết đoán cao và phản ứng nhanh hơn người khác. Họ ít quan tâm đến những gì họ nghĩ, thường rõ ràng, nhanh nhẹn và có tầm nhìn xa. Tuy vậy, khả năng quyết đoán cao của họ đôi khi khiến họ thiếu nhạy bén, không chịu lắng nghe và dễ mất tập trung. Đôi khi họ trở nên thiếu thực tế và thiếu kiên nhẫn.

Một số đặc điểm của người biểu cảm:

Trực giác
Sáng tạo
Hướng ngoại và nhiệt tình
Tự phát và vui vẻ
Tương tác tốt với những người khác
Có khả năng thuyết phục và tạo động lực tốt
Lo sợ bị bỏ qua hoặc bị từ chối
Thích được thừa nhận
Không thích thói quen và sự phức tạp
Thường hay phóng đại mọi việc
Khi căng thẳng có thể bị người khác mỉa mai và đánh giá là không tử tế

Amiables (Người dễ mến)

Những người dễ mến là những người có khả năng phản hồi cao và tính quyết đoán thấp hơn người khác. Thông thường họ sẽ hành động hướng về mọi người, hoà đồng với xã hội. Đôi khi, họ có thể là những người làm việc ổn định và đáng tin cậy trong công việc. Tuy vậy, họ thường có xu hướng né tránh xung đột và khá thụ động, đôi khi trở nên bất cẩn trong công việc.

Một số đặc điểm của người dễ mến:

Thân thiện và quan hệ tốt với những người khác
Lắng nghe và làm việc nhóm tốt
Muốn được tôn trọng, yêu thích và chấp thuận
Không thích xung đột và không chấp nhận rủi ro
Tìm kiếm sự an toàn và thích nơi làm việc có tổ chức
Ra quyết định chậm
Thích được cho biết phải làm gì hơn là phải lãnh đạo họ
Sợ hãi sự thay đổi và không chắc chắn
Khi căng thẳng có thể trở nên thiếu quyết đoán và dễ phục tùng người khác

Vận dụng 4 phong cách giao tiếp

Ắt hẳn mọi người sau khi hiểu được 4 phong cách giao tiếp đều có thể cảm nhận được bản thân chúng ta thuộc phong cách nào. Như chúng ta có thể thấy, không phong cách nào là tốt nhất, tất cả đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Việc quan trọng là chúng ta phải định hình và điều chỉnh hành vi cho phù hợp để có thể giao tiếp tốt hơn:

Analyticals (Người phân tích): Nếu muốn phân tích, hãy phân tích trước khi cuộc giao tiếp xảy ra, điều này cho thấy sự chuẩn bị trước của chúng ta. Thông qua đó, chúng ta có thể chứng minh cho người đối diện, khiến họ cảm thấy tin tưởng hơn.
Drivers (Người dẫn dắt): Hãy cố gắng chia cuộc nói chuyện thành nhiều phần nhỏ, theo sát câu chuyện và người đối diện, tập trung vào công việc nhiều hơn.
Expressives (Người biểu cảm): Hãy thể hiện sự nhiệt tình, tiếp thêm năng lượng cho cuộc trò chuyện và khiến người đối diện cảm thấy phấn khích.
Amiables (Người dễ mến): Tìm điểm chung giữa chúng ta và người đối diện. Kết nối với họ, xây dựng niềm tin.