6 yếu tố của cơ cấu tổ chức12 phút đọc

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện các công việc quản trị, phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức. Như vậy có thể nói, cơ cấu tổ chức là một sơ đồ thể hiện cho sự sắp xếp theo thứ bậc của quyền hạn, vai trò, nhiệm vụ trong tổ chức, và cho thấy sự liên quan giữa các yếu tố này với nhau như thế nào. Về cơ bản, có 6 yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức bao gồm:

  • Chuyên môn hoá công việc (Specialisation)
  • Phân chia bộ phận (Departmentalisation)
  • Tuyến mệnh lệnh (Chain of Command)
  • Phạm vi kiểm soát (Span of control)
  • Tập quyền/Phân quyền (Centralisation and Decentralisation)
  • Chính thức hoá (Formalisation)

6 yếu tố của cơ cấu tổ chức

Chuyên môn hoá công việc (Specialisation)

Các nhiệm vụ nên được nhóm lại và phân chia như thế nào?

Chuyên môn hoá công việc sẽ giúp cho nhân viên hiểu được những nhiệm vụ, vai trò cụ thể của họ cần phải thực hiện trong công ty là gì, bao gồm cả trình độ, kỹ năng thực hiện công việc. Yếu tố này thể hiện rõ ràng qua bản mô tả công việc, giúp cho tổ chức có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu lao động cần thiết, đảm bảo không có sự trùng lặp không cần thiết trong việc phân chia công việc.

Nếu như ngày trước, các nhà quản trị xem chuyên môn hoá công việc là nguồn thúc đẩy năng suất mãi mãi, thì với tư tưởng quản trị hiện đại, suy nghĩ này không còn phù hợp.

Chuyên môn hoá công việc
Chuyên môn hoá công việc

Nhìn vào hình trên, chúng ta có thể thấy, công việc càng chuyên môn hoá thì hiệu suất sẽ càng tăng. Tuy vậy đến một giai đoạn nào đó, sự chuyên môn hoá sẽ đạt đến điểm hạn chế khiến cho việc càng chuyên môn hoá càng dẫn đến hiệu suất suy giảm. Lý do phổ biến để lý giải là sự nhàm chán công việc, khi tổ chức chuyên môn hoá càng sâu, công việc sẽ càng ngày càng đơn giản, khiến cho nhân viên có cảm giác làm một công việc đơn giản lặp đi lặp lại, họ không tim thấy tính thú vị cũng như thách thức trong công việc.

Phân chia bộ phận (Departmentalisation)

Các công việc nên nhóm lại với nhau dựa trên cơ sở nào?

Phân chia bộ phận, phân chia công việc là cách tổ chức chia nhỏ các chức năng và nhóm cần thiết để điều hành công ty và thực hiện các công việc thiết yếu. Thông thường, các tổ chức thường sẽ phân chia theo các hình thức phổ biến như sau:

  • Phân chia theo chức năng
  • Phân chia theo sản phẩm
  • Phân chia theo khu vực
  • Phân chia theo khách hàng
  • Phân chia theo quy trình
  • Nhóm liên chức năng

Tuỳ theo hình thức phân chia, tổ chức sẽ chia nhỏ toàn bộ nhân viên thành những phòng ban. Các phòng ban này bao gồm những nhân viên sẽ thực hiện các công việc, nhiệm vụ tương tự trong cùng một khu vực làm việc, theo cùng một cách thức mà tổ chức thấy phù hợp để gia tăng năng suất làm việc.

Tuyến mệnh lệnh (Chain of Command)

Từng cá nhân, từng nhóm nên báo cáo cho ai?

Mục đích chính của cơ cấu tổ chức chính là cho thấy tuyến mệnh lệnh rõ ràng, nghĩa rằng tổ chức phải đảm bảo từng nhân viên biết rõ họ cần phải nghe lệnh từ ai, báo cáo công việc cho ai. Người quản lý chịu trách nhiệm về các nhân viên của mình sẽ giao nhiệm vụ cụ thể cho họ, đưa ra thời hạn công việc cần hoàn thành, truyền động lực, truyền đạt những thông điệp quan trọng. Nếu nhân viên có những vấn đề nào đó phát sinh, thì người quản lý trực tiếp có thể đưa vấn đề này lên tuyến mệnh lệnh cao hơn để nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên (nếu cần thiết) nhằm mục đích tìm ra giải pháp. Như vậy, tuyến mệnh lệnh cần phải rõ ràng, đảm bảo thông điệp truyền trong tổ chức được chuyển đi có hiệu quả giữa các nhân viên, phòng ban có liên quan.

Phạm vi kiểm soát (Span of control)

Một nhà quản trị nên quản lý bao nhiêu nhân viên cấp dưới?

Phạm vi kiểm soát là là số lượng nhân viên mà mỗi nhà quản lý giám sát. Số lượng này không nên quá nhiều cũng không quá ít, cần phải đảm bảo hiệu quả chung của công ty. Nếu nhà quản lý có phạm vi kiểm soát quá lớn, người này sẽ trở nên kém hiệu quả hơn trong công việc, song song đó thời lượng cần thiết để nhà quản lý tập trung vào mỗi nhân viên của mình sẽ bị giảm đi đáng kể. Các nhà quản trị cấp càng cao thông thường sẽ giám sát ít nhân viên hơn, khi đó họ sẽ chịu trách nhiệm cao hơn, quản lý trực tiếp các nhà quản trị cấp trung và các giám sát viên.

Thông thường, phạm vi kiểm soát được chia thành 3 mức độ như sau:

  • Số lượng nhân viên kiểm soát từ 1-3 người: Dành cho những công việc, nhiệm vụ có độ phức tạp cao
  • Số lượng nhân viên kiểm soát từ 4-9 người: Dành cho những công việc, nhiệm vụ có độ phức tạp vừa phải
  • Số lượng nhân viên kiểm soát 10-15 người: Dành cho những công việc, nhiệm vụ đơn giản.
Tập quyền/Phân quyền (Centralisation and Decentralisation)

Cách thức ra quyết định như thế nào thì phù hợp?

  • Tập quyền trong doanh nghiệp có nghĩa là các nhà quản lý cấp trung, cấp cơ sở có ít sự quan trọng đối với các quyết định của công ty, những quyết định này chỉ được giao cho quản lý cấp cao nhất.
  • Phân quyền cho phép tất cả các cấp quản lý chia sẻ ý kiến ​​đóng góp của họ về các mục tiêu và tầm nhìn của công ty rộng lớn hơn, điều này sau đó sẽ giúp cải thiện các nhóm cá nhân của họ.

Cần lưu ý rằng không có cơ cấu nào sẽ mang tính tập quyền hoàn toàn, cũng như phân quyền hoàn toàn. Khi xem xét yếu tố tập quyền/phân quyền, chúng ta chỉ xem cơ cấu đó sẽ mang tính tập quyền hay phân quyền nhiều hơn mà thôi.

Chính thức hoá (Formalisation)

Nhà quản trị và nhân viên nên tuân thủ theo các quy tắc, quy định như thế nào?

Cơ cấu tổ chức thực hiện mức độ chính thức hóa và xác định các thủ tục và quy tắc của một công ty, do ban quản lý xác định. Các tổ chức nhỏ có thể có ít tiêu chuẩn chính thức hơn vì nhân viên đảm nhận nhiều vai trò và nhiệm vụ, nhưng các tổ chức lớn hơn sẽ cần đặt ra nhiều yếu tố xác định hơn để tạo điều kiện rõ ràng cho nhân viên.

  • Mức độ chính thức hóa cao: Mức độ chi phối của nhân viên đối với công việc thấp.
  • Mức độ chính thức hóa thấp: Nhân viên tự do hơn trong giải quyết công việc.

Các loại cơ cấu tổ chức, dù mức độ chính thức cao hay thấp, đều dựa trên nhu cầu và thường là quy mô của công ty. Một tổ chức chính thức cao sẽ có vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng cho nhân viên, và trách nhiệm giải trình được cố định trong cơ cấu. Cơ cấu chính thức thấp có ít nguyên tắc và hạn chế đặt ra hơn, và phụ thuộc vào sự tương tác giữa các nhân viên với nhau.

Cơ cấu chính thức cao đã được ban lãnh đạo cấp cao tạo ra ngay từ ban đầu, nhưng cơ cấu chính thức thấp sẽ do nhân viên tạo ra một cách tự phát. Điều này có thể dẫn đến sự hỗn loạn và lộn xộn nếu số lượng nhân viên càng ngày càng nhiều, vì có thể không có hệ thống cấp bậc được xác định rõ ràng hoặc các thủ tục cần tuân theo để đảm bảo công ty tiếp tục hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, cấu trúc chính thức thấp cho phép tổ chức linh hoạt, vì không có quy tắc nào có thể làm chậm, cản trở những hoạt động.

Nếu bạn thấy nội dung này có giá trị, hãy mời kinhtequantri một ly cà phê nhé!

By Toàn Như
0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
%d bloggers like this: