Các cấu trúc cơ cấu tổ chức

Cấu trúc tổ chức theo chức năng (Functional Structure)

Trong cấu trúc tổ chức chức năng, các hoạt động được nhóm lại, các phòng ban được tạo ra dựa trên cơ sở các chức năng cụ thể được thực hiện. Các hoạt động liên quan đến một chức năng được nhóm lại nhằm đưa ra hướng xác định rõ ràng cho cả nhóm. Ví dụ trong một doanh nghiệp, các chức năng chính như sản xuất, tài chính, tiếp thị và nhân sự có thể được nhóm thành từng bộ phận khác nhau. Phòng ban chức năng là cơ sở được sử dụng rộng rãi nhất để tổ chức các hoạt động. Cấu trúc này dễ dàng được tìm thấy ở hầu hết mọi doanh nghiệp, trong một số cấp độ trong cơ cấu tổ chức vì dạng cơ cấu này giúp cho việc lập kế hoạch và kiểm soát tốt hơn các chức năng quan trọng, đồng thời giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Như vậy, cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ tạo điều kiện cho việc thực hiện chuyên biệt các chức năng khác nhau.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo chức năng:

Việc tổ chức các phòng ban dựa trên chức năng sẽ dễ dàng hơn.
Cho phép đưa ra sự cân bằng cần thiết cho các chức năng cơ bản mà sự tồn tại của một công ty phụ thuộc vào đó.
Có tính chuyên môn hóa, dẫn đến năng suất và các hoạt động kinh tế đuọc đẩy mạnh hơn.
Đảm bảo sử dụng hiệu quả nhân lực trong các bộ phận khác nhau.
Giúp đào tạo chuyên môn cho nhà quản trị nhiều hơn là quản trị chung chung.
Tạo điều kiện phối hợp tốt hơn các hoạt động trong từng bộ phận.
Cho phép nhà quản trị uỷ quyền cho những người đứng đầu chức năng khác nhau.

Nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo chức năng:

Mỗi bộ phận chỉ tập trung vào một phạm vi hoạt động hẹp (liên quan đến chức năng của bộ phận đó).
Có thể khó đạt được sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau vì định hướng khác nhau.
Có thể có những bộ phận thiếu kiến thức chuyên môn hoặc kinh nghiệm. Điều này có thể dẫn đến bầu không khí không tin tưởng lẫn nhau, từ đó khiến cho xung đột xảy ra giữa các bộ phận.
Các quyết định bị trì hoãn khi việc ra quyết định liên quan đến hai hoặc nhiều bộ phận.
Chuyên môn hóa quá mức có thể phá hủy tinh thần đồng đội trong tổ chức.
Theo một số nghiên cứu, cơ cấu tổ chức theo chức năng trong những doanh nghiệp có sản phẩm đa dạng, dự án mang tính chuyên ngành cao có thể không hiệu quả.
Chuyên môn hóa chức năng hạn chế sự phát triển của các nhà quản trị tổng quát, có năng lực toàn diện.

Cấu trúc tổ chức theo bộ phận (Divisional Structure)

Cấu trúc tổ chức theo bộ phận được hình thành bằng cách tạo ra một tập hợp các đơn vị hoặc bộ phận tự quản được điều phối bởi các cơ quan, trụ sở chính. Ví dụ, một công ty có thể có ba bộ phận để quản lý sản phẩm điện thoại, laptop, máy tính bảng và vận chuyển. Nhưng để điều phối hoạt động, một số dịch vụ thiết yếu như lập kế hoạch doanh nghiệp, tài chính, pháp lý, nghiên cứu & phát triển được tổ chức tại trụ sở chính. Cơ cấu này phổ biến với các công ty khổng lồ, kinh doanh nhiều sản phẩm và hoạt động ở các khu vực địa lý khác nhau. Các sản phẩm thường không liên quan tới nhau, khác nhau về chức năng. Và các khu vực địa lý thường có những vấn đề riêng.

Trong cấu trúc tổ chức theo bộ phận, mỗi bộ phận tự quản lý (bán tự trị), có nguồn lực và cơ sở vật chất riêng. Do đó, sẽ có sự trùng lặp hoặc nhân rộng các hoạt động, nhân sự và thiết bị. Ví dụ, hai bộ phận có thể có phòng nghiên cứu tiếp thị hoặc phòng quan hệ công chúng riêng biệt.

Cấu trúc tổ chức dựa trên sản phẩm (Product Based Structure)

Cơ cấu dựa trên sản phẩm thường được áp dụng bởi các tổ chức khổng lồ có nhiều dòng sản phẩm. Theo đó, mỗi sản phẩm hoặc dòng sản phẩm chính được tổ chức như một bộ phận riêng biệt. Cấu trúc này được sử dụng khi các đặc tính riêng biệt của sản phẩm có ý nghĩa quan trọng, đòi hỏi máy móc, thiết bị chuyên dụng và nhân viên cần được đào tạo. Loại hình cơ cấu này phù hợp khi từng sản phẩm có mức độ phức tạp tương đối, doanh nghiệp cần phải đầu tư vốn nhiều cho mỗi sản phẩm. Ví dụ. Máy tính, laptop, các sản phẩm điện lạnh, ….

Ưu điểm của cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:

Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm có thể làm giảm các vấn đề phối hợp được tạo ra trong quá trình cơ cấu theo chức năng. Có sự tích hợp các hoạt động liên quan đến một dòng sản phẩm cụ thể, tạo điều kiện mở rộng và đa dạng hóa sản phẩm.
Tập trung sự chú ý của từng cá nhân vào từng dòng sản phẩm.
Dẫn đến chuyên môn hoá cơ sở vật chất trên cơ sở sản phẩm, từ đó tạo ra hiệu quả về mặt chi phí, mang tính kinh tế cao.
Việc đánh giá và so sánh hiệu suất giữa các bộ phận sản phẩm khác nhau trở nên dễ dàng hơn.
Giữ cho các vấn đề của sản xuất sản phẩm bị cô lập khỏi những vấn đề khác.
Vì mỗi giám đốc sản phẩm được yêu cầu giám sát các chức năng đa dạng của sản xuất, bán hàng và tài chính đối với một dòng sản phẩm cụ thể, vì vậy sẽ dễ dàng đào tạo và phát triển năng lực của nhà quản trị và nhân viên một cách toàn diện.

Nhược điểm của cấu trúc tổ chức dựa trên sản phẩm:

Trùng lặp về nhân sự và cơ sở vật chất. Mỗi bộ phận sản phẩm duy trì cơ sở vật chất và nhân sự riêng biệt. Điều này dẫn đến chi phí hoạt động cao, cần vốn đầu tư lớn khiến cấu trúc này không phù hợp với các công ty nhỏ.
Doanh nghiệp có thể khó thích ứng với những thay đổi về công nghệ, nhu cầu, …
Đôi khi có thể dẫn đến khó khăn trong việc điều phối các hoạt động chuyên biệt nhất định như tiếp thị, tài chính và kế toán.

Cấu trúc tổ chức dựa trên khu vực địa lý (Geographical Based Structure)

Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý thường được áp trong trường hợp các tổ chức dịch vụ có văn phòng tại các vùng hoặc khu vực địa lý khác nhau. Mỗi văn phòng khu vực có các bộ phận chức năng độc lập để thực hiện các mục tiêu riêng của mình.

Ưu điểm của cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:

Dẫn đến những lợi ích của hoạt động địa phương. Các nhà quản lý tại từng địa phương có thể giao tiếp và tiếp xúc nhiều hơn, từ đó xác định, nắm bắt rõ hơn nhu cầu của họ và nhu cầu của khách hàng. Họ có thể thích ứng và phản ứng với các tình huống tại khu vực với tốc độ nhanh hơn, độ chính xác cao hơn.
Công ty có thể đáp ứng nhu cầu của các khu vực khác nhau một cách hiệu quả hơn.
Có thể quan tâm tốt hơn đến các nhóm khách hàng tại từng khu vực, từ đó nâng cao hình ảnh và mức độ uy tín của công ty. Ngoài ra, cấu trúc này còn đảm bảo cung cấp sản phẩm nhanh chóng cho khách hàng ở các khu vực khác nhau, khai thác chuyên sâu hơn vào các thị trường.
Một bộ phận khu vực địa lý có thể đạt được sự điều phối và giám sát tốt hơn, điều này giúp giảm chi phí vận chuyển và phân phối.

Nhược điểm của cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:

Trùng lặp về các thiết bị, cơ sở vật chất, nhân lực, … Điều này gia tăng chi phí đáng kể, không mang tính kinh tế cao.
Có thể có những vấn đề về giao tiếp giữa các khu vực địa lý khác nhau. Không những vậy, những văn phòng này còn có thể cạnh tranh với nhau trong một số tình huống, lĩnh vực nhất định.
Thiếu các nhân sự tài năng cần thiết để phụ trách từng bộ phận trong khu vực.
Đôi lúc cũng sẽ có những vấn đề trong việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tới từng bộ phận, khu vực khác nhau.

Cấu trúc tổ chức dựa trên khách hàng (Customer Based Structure)

Cấu trúc tổ chức dựa theo khách hàng có thể được thực hiện trong các doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chuyên biệt cho các nhóm khách hàng khác nhau. Như vậy, khách hàng là yếu tố quyết định giúp tổ chức phân chia cấu trúc hoạt động. Nhà quản trị phân nhóm các hoạt đong dựa trên cơ sở này để đáp ứng các yêu cầu của các nhóm khách hàng được xác định rõ ràng. Ví dụ, một doanh nghiệp dịch vụ ô tô có thể tổ chức các bộ phận của mình như sau: bộ phận dịch vụ xe ô tô sang trọng, bộ phận dịch vụ ô tô thông thường và bộ phận dịch vụ ô tô phổ biến.

Ưu điểm của cấu trúc tổ chức dựa trên khách hàng:

Tập trung vào các nhu cầu đặc biệt của các loại khách hàng khác nhau.
Sử dụng nhân sự có khả năng đặc biệt để đáp ứng các yêu cầu khác nhau của khách hàng.
Dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn, nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong công chúng.

Nhược điểm của cấu trúc tổ chức dựa trên khách hàng

Khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận được tổ chức dựa trên cơ sở khách hàng và các bộ phận được cơ cấu tổ chức theo cơ sở khác
Việc chú trọng nhiều đến nhu cầu của khách hàng có thể dẫn đến việc sử dụng không gian, thiết bị, nhân viên không đạt được mức tối ưu, gây lãng phí cho tổ chức.

Cấu trúc tổ chức theo dự án (Project Organization)

Thuật ngữ ‘dự án’ có thể được định nghĩa là một tập hợp phức hợp các hoạt động đa dạng, chuyên biệt và kỹ thuật được thực hiện trong khung thời gian, cấu trúc chi phí nhất định. Cấu trúc tổ chức theo dự án được thiết kế để xử lý tập hợp các hoạt động đó cùng với cơ cấu tổ chức đã tồn tại.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo dự án:

Tập trung vào việc hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ phức tạp. Cấu trúc này có thể được điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu của dự án cụ thể.
Cung cấp sự linh hoạt hơn trong tổ chức, cho phép kiểm tra dự án thường xuyên hơn, xác định trách nhiệm chính xác và điều phối tốt hơn các nguồn lực của tổ chức.
Đòi hỏi các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau. Các chuyên gia có được động lực làm việc cao hơn khi thực hiện các dự án phức tạp.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành kịp thời một dự án mà không làm ảnh hưởng đến các hoạt động bình thường của tổ chức.

Nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo dự án:

Sự không chắc chắn trong cấu trúc dự án phát sinh do nhà quản trị dự án phải làm việc với các chuyên gia đa dạng lĩnh vực. Các chuyên gia thường có nhiều cách tiếp cận và quan điểm khác nhau.
Thiếu các quy trình tổ chức theo quy định, thiếu trách nhiệm được xác định rõ ràng, thiếu đường truyền thông tin liên lạc và thước đo đo lường khiến công việc của một người quản lý dự án thường trở nên khó khăn hơn.
Người quản lý dự án phải đối mặt với một áp lực quyết định rất bất thường dẫn đến cần phải có các hình phạt nghiêm khắc, đặc biệt là trong vấn đề chậm trễ thời gian hoàn thành dự án.
Động lực của các chuyên gia có thể đặt ra một vấn đề khác cho người quản lý dự án. Hơn nữa, có thể có xung đột giữa các chuyên gia khá thường xuyên do định hướng khác nhau của họ.

Cấu trúc tổ chức ma trận (Matrix Structure)

Cấu trúc tổ chức ma trận còn được gọi là tổ chức lưới, là một cấu trúc kết hợp hai cấu trúc bổ sung cho nhau. Cấu trúc tổ chức ma trận là một cấu trúc hai chiều, là sự kết hợp của cấu trúc tổ chức dự án thuần túy và các bộ phận chức năng truyền thống. Các thành viên của nhóm dự án cụ thể được rút ra từ các phòng ban chức năng và được đặt dưới sự chỉ đạo của người quản lý dự án. Người quản lý dự án có trách nhiệm chung về sự thành công của dự án cụ thể.

Ưu điểm của cấu trúc tổ chức ma trận:

Cấu trúc ma trận là một phương tiện hiệu quả để tập hợp các kỹ năng chuyên ngành đa dạng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, một dự án phức.
Tính linh hoạt cao trong việc áp dụng cho một tổ chức tham gia vào các dự án từ nhỏ đến lớn.
Thúc đẩy nhân sự tham gia vào dự án. Họ có thể sử dụng năng lực của mình và đóng góp tối đa cho việc thực hiện dự án.
Giúp cải thiện luồng giao tiếp xung quanh tổ chức khi thông tin cần thiết được truyền đạt theo cả chiều dọc cũng như chiều ngang.

Nhược điểm của cấu trúc ma trận:

Vi phạm nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh. Các nhân sự từ bộ phận chức năng phải đối mặt với tình huống của hai sếp, trưởng phòng dự án và trưởng phòng chức năng.
Trong cấu trúc tổ chức ma trận, vấn đề phối hợp phức tạp hơn vì cả người đứng đầu chức năng đều không có quyền trực tiếp đối với đơn vị dự án cũng như người quản lý dự án không có toàn quyền đối với các hoạt động của dự án.
Cấu trúc ma trận không phải là một cơ cấu tổ chức đồng nhất và nhỏ gọn. Sự đa dạng của các mối quan hệ theo chiều dọc và chiều ngang có thể làm giảm hiệu quả của tổ chức.
Mối quan hệ báo cáo kép trong cấu trúc tổ chức ma trận có thể góp phần vào sự vô kỷ luật, mơ hồ và xung đột vai trò giữa các nhân sự.

Cấu trúc tổ chức mạng/ảo (Virtual/Network Organization)

Cấu trúc tổ chức mạng/ảo là một mạng tạm thời giữa một số công ty hợp tác với nhau để hoàn thành một công việc cụ thể. Cấu trúc này được tạo ra để khai thác các cơ hội thay đổi nhanh chóng và chia sẻ kỹ năng và thậm chí tạo điều kiện tiếp cận thị trường toàn cầu. Mỗi công ty tham gia đóng góp những gì họ làm tốt nhất.

Cấu trúc tổ chức mạng/ảo đã được tạo ra và áp dụng bởi các công ty lớn như IBM, Apple, Ford, … Có thể thấy, cấu trúc tổ chức mạng/ảo đòi hỏi tính linh hoạt cao để đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của môi trường. Các doanh nghiệp nhỏ sẽ khó áp dụng thành công loại cấu trúc này.

Tuy nhiên, cấu trúc tổ chức mạng/ảo có thể mắc phải hai vấn đề: