Cơ cấu tổ chức - Organization Structure

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các mối quan hệ có kế hoạch giữa các nhóm chức năng liên quan, giữa các yếu tố vật chất và nhân sự cần thiết để thực hiện các chức năng. Cơ cấu tổ chức thường được thể hiện trên sơ đồ tổ chức, thể hiện quyền hạn và trách nhiệm giữa các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Không những vậy, cơ cấu tổ chức sẽ cho thấy cách thức giao tiếp, phối hợp giữa các bộ phận với nhau trong doanh nghiệp.

Organisation is not an end itself, but a means to end of business performances and business results. Organization structure is an indispensable means; and the wrong structure will seriously impair business performance and may even destroy it. Organization structure must be designed so as to make possible the attainment of the objectives of the business for five, ten, fifteen years hence – Peter Ferdinand Drucker.
Bản thân tổ chức không phải là sự kết thúc, mà là phương tiện để kết thúc hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh. Cơ cấu tổ chức là một phương tiện không thể thiếu; và cấu trúc sai sẽ làm suy giảm nghiêm trọng hiệu quả kinh doanh và thậm chí có thể phá hủy nó. Cơ cấu tổ chức phải được thiết kế sao cho có thể đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp trong 5, 10, 15 năm sau đó – Peter Ferdinand Drucker.

Chức năng tổ chức của nhà quản trị

Tổ chức là một quá trình mà nhà quản trị điều phối hoạt động của một nhóm người, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm, mục tiêu chung của cả tổ chức. Thông qua chức năng tổ chức, nhiệm vụ, công việc của từng thành viên trong nhóm được xác định và phân công rõ ràng, làm cho hiệu quả chung sẽ đạt được độ chính xác cao, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, …

Về cơ bản, quá trình tổ chức bao gồm các bước sau:

Xác định mục tiêu và mục đích của tổ chức: Đây là bước đầu tiên trong quá trình tổ chức, mục tiêu và mục đích của tổ chức cần phải được xác định rõ ràng. Nói cách khác, bước này sẽ giúp cho doanh nghiệp trả lời được các câu hỏi quan trọng, ví dụ như tại sao cần phải thành lập tổ chức này, bản chất công việc sẽ được hoàn thành là gì, …
Xác định những hoạt động quan trọng cần thực hiện: Tiếp theo nhà quản trị cần phải xác định, liệt kê ra được những hoạt động quan trọng cần thực hiện để có thể hoàn thành mục tiêu, mục đích chung.
Xếp loại các hoạt động theo chức năng sản xuất kinh doanh: Sau khi có được danh sách các hoạt động quan trọng, bước tiếp theo nhà quản trị cần phải thực hiện là phân loại, sắp xếp các hoạt động quan trọng đó thành những chức năng sản xuất kinh doanh cụ thể. Cần lưu ý trong bước này là mối quan hệ, tính đồng nhất giữa các hoạt động đó phải phù hợp.

Ví dụ: các hoạt động liên quan đến sản phẩm, quy trình, khách hàng, marketing, … có thể được xếp vào 1 nhóm chức năng cụ thể.

Kết hợp các chức năng thành một hệ thống vững chắc: Sau khi đã nhóm các hoạt động thành những chức năng sản xuất kinh doanh cụ thể, nhà quản trị cần phải tạo ra hệ thống phân cấp quản lý. Song song đó, các nhóm, phòng ban này phải có cơ chế, hệ thống tích hợp. Hệ thống tích hợp phù hợp sẽ đảm bảo sự thống nhất của các mục tiêu, tinh thần làm việc, cách thức làm việc nhóm, … tránh đi việc thiếu sự chủ động, nhầm lẫn không cần thiết.
Thẩm định và tái tổ chức: Cuối cùng, sau khi thiết kế tổ chức, nhà quản trị cần phải thẩm định, kiểm tra, đánh giá sau khi tổ chức đi vào hoạt động. Nếu việc thiết kế tổ chức có những vấn đề, bất cập cần thay đổi thì nhà quản trị cần phải thực hiện tái tổ chức lại.

Như vậy, quá trình tổ chức là một chức năng được diễn ra liên tục trong tổ chức, nhằm giúp cho doanh nghiệp, nhà quản trị có thể thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của môi trường hiện tại,

Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức hợp lý có thể góp phần to lớn vào sự tồn tại và ổn định của doanh nghiệp. Sự cần thiết và tầm quan trọng của tổ chức và cơ cấu tổ chức có thể được hiểu một cách chính xác hơn dựa trên những điểm sau:

Tạo điều kiện thuận lợi cho quản trị: Tổ chức hợp lý giúp thực hiện các chức năng quản lý như lập kế hoạch, bố trí nhân viên, chỉ đạo và kiểm soát. Tổ chức không phù hợp có thể dẫn đến trùng lặp công việc và một số hoạt động quan trọng có thể bị bỏ sót. Tổ chức hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chức năng quản lý khác nhau bằng cách phân công lao động, ủy quyền nhất quán, xác định công việc và góp phần làm rõ ràng hơn mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm.
Thúc đẩy tăng trưởng và đa dạng hóa: Tổ chức hợp lý được thiết kế trên các nguyên tắc khoa học có thể tạo điều kiện dẫn đến việc mở rộng có kế hoạch và đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp. Nó có thể giúp giữ cho các hoạt động khác nhau được kiểm soát và tăng năng lực của doanh nghiệp để thực hiện nhiều hoạt động hơn.
Phối hợp: Tổ chức là một phương tiện quan trọng để mang lại sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Nó tạo ra mối quan hệ rõ ràng giữa các bộ phận và giúp đặt trọng tâm cân bằng vào các hoạt động khác nhau. Nó cũng cung cấp các kênh liên lạc cần thiết để phối hợp hoạt động giữa các bộ phận khác nhau.
Sử dụng tối ưu công nghệ cải tiến: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ linh hoạt để cung cấp phạm vi thích hợp cho việc cải tiến công nghệ. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc đưa ra những thay đổi trong doanh nghiệp bằng cách sửa đổi mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm khi có những phát triển mới.
Sử dụng nguồn nhân lực một cách tối ưu : Tổ chức hợp lý đảm bảo rằng mỗi nhân viên được bố trí vào công việc phù hợp nhất. Điều này giúp doanh nghiệp sử dụng tốt hơn các nguồn lực làm việc trong doanh nghiệp.
Kích thích tư duy sáng tạo: Một cơ cấu tổ chức dựa trên sự phân định quyền hạn rõ ràng, phạm vi trách nhiệm cao hơn, quyền tự do tùy ý được cấp cho nhân sự, các ưu đãi dành cho công việc chuyên môn, … chắc chắn sẽ thúc đẩy tinh thần tư duy xây dựng và sáng tạo. Một bầu không khí như vậy sẽ tạo cơ hội cho đội ngũ nhân viên thể hiện tài năng sáng tạo tiềm ẩn của mình, từ đó sẽ đưa doanh nghiệp đạt được những mục tiêu cao hơn của doanh nghiệp.
Đào tạo và phát triển: Một tổ chức hiệu quả tạo điều kiện thuận lợi cho việc ủy quyền, đây là yếu tố quan trọng để đào tạo và phát triển nhân sự . Giao quyền cũng là một phương tiện quan trọng để chỉ đạo cấp dưới, giúp cho nhân viên có thể chịu trách nhiệm trong công việc nhiều hơn bất cứ khi nào cần thiết.

Các yếu tố quyết định cho việc thiết kế cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức cung cấp một cơ sở hoặc khuôn khổ trong đó các nhà quản lý và nhân viên không thuộc quyền quản lý thực hiện các công việc được giao cho họ. Nói một cách dễ hiểu, cấu trúc tổ chức có thể được coi là yếu tố cốt lõi mà xung quanh đó các chức năng khác nhau được thực hiện và giúp cho các quá trình hoạt động. Cơ cấu tổ chức do ban lãnh đạo thiết kế một cách có ý thức. Tuy nhiên, khi thiết kế cơ cấu tổ chức, các yếu tố sau đây cần được xem xét:

Mục tiêu và hiến lược: Thiết kế cơ cấu bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu của tổ chức. Không có cách nào để xác định cấu trúc chính của một tổ chức phải như thế nào nếu không hiểu rõ tổ chức đó mục đích làm gì và đang cố gắng đạt được những gì. Vì một tổ chức là một hệ thống hướng tới mục tiêu, nên các mục tiêu có vai trò quyết định trong việc thiết kế cấu trúc. Các mục tiêu xác định các nhiệm vụ và chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy nếu ban lãnh đạo thực hiện một thay đổi đáng kể nào đó trong chiến lược của mình, cơ cấu cần phải được sửa đổi để thích ứng và hỗ trợ cho sự thay đổi đó.
Môi trường: Tổ chức là một hệ thống và mọi hệ thống đều có ranh giới của nó. Ngoài ranh giới, phải xem xét các tác động của môi trường bên ngoài, không chỉ ảnh hưởng đến sự hình thành và hoạt động của tổ chức mà còn ảnh hưởng đến cấu trúc. Để đối phó với sự thay đổi của môi trường, những yếu tố khác như quy trình, mục tiêu và cơ cấu tổ chức cần được thay đổi và thực hiện phù hợp với những thay đổi đó. Môi trường tổ chức bao gồm tất cả các yếu tố kinh tế, xã hội, văn hóa, chính trị, luật pháp và công nghệ ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của tổ chức. Do đó, cấu trúc của tổ chức phải được thiết kế dựa trên những thay đổi có thể xảy ra trong môi trường.
Công nghệ: Khía cạnh công nghệ đề cập đến cách thức thực hiện các hoạt động khác nhau, là một phần quan trọng của cơ cấu tổ chức. Vì các hoạt động liên quan đến mục tiêu, chúng cũng liên quan đến công nghệ. Bởi vì mọi hoạt động được thực hiện đều yêu cầu một số loại công nghệ (công nghệ đang được sử dụng trong tổ chức) để thực hiện các hoạt động khác nhau cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến cấu trúc của tổ chức.
Con người: Các tổ chức được hình thành và vận hành thông qua con người. Một số lượng lớn người được tuyển dụng cho cả công việc quản lý và không quản lý, các hoạt động khác nhau được giao cho họ và cuối cùng họ được đưa vào các mối quan hệ quyền lực. Những người này mang một số mục tiêu, giá trị, nhận thức, niềm tin và thái độ phản ánh trực tiếp đến cấu trúc của tổ chức. Vì vậy, các yếu tố này phải được quan tâm ngay từ khi thiết kế cơ cấu tổ chức. Thật vậy, các nhiệm vụ, hoạt động, mục tiêu và công nghệ sẽ có ý nghĩa hơn nếu chúng được xây dựng xung quanh con người.
Quy mô: Có một số tiêu chí để xác định quy mô của một tổ chức như số lượng người làm việc, số vốn đầu tư, khối lượng doanh thu, năng lực vật chất, … Tuy nhiên, quy mô thường được sử dụng để chỉ số lượng nhân viên hoặc thành viên của một tổ chức. Do đó, các tổ chức có thể nhỏ hoặc lớn tùy thuộc vào số lượng nhân viên của họ. Khi một tổ chức phát triển về quy mô, cấu trúc của nó đương nhiên trở nên phức tạp hơn. Những công việc có thể do một người xử lý trước đây lại bị chia ra, các lớp giám sát mới được chèn vào giữa người điều hành cao nhất với cấp bậc và nhân viên. Một tổ chức với quy mô tăng lên, phải phân công lại các nhiệm vụ, trách nhiệm và phải thêm các đơn vị tích hợp mới.