Công thức của sự thay đổi11 phút đọc

Trong thời đại thế giới thay đổi liên tục như ngày nay, từng cá nhân chúng ta phải thay đổi để thích nghi với xã hội, các doanh nghiệp phải liên tục tái tạo tư duy nếu muốn duy trì lợi thế cạnh tranh. Làm thế nào để thay đổi, khả năng chống lại tác động của sự thay đổi là những yếu tố cần quan tâm nếu muốn thay đổi thành công. Có một công thức nổi tiếng hoàn toàn phù hợp, đó là công thức Beckhard-Harris cho sự thay đổi: C = D x V x F > R.

Công thức của sự thay đổi Beckhard-Harris là gì?

Công thức của sự thay đổi Beckhard-Harris có mục tiêu là phân tích về sự thành công hay thất bại của quá trình chuyển đổi đối với những thay đổi mà chúng ta mong muốn. Trong một tổ chức, việc phân tích này luôn có lợi cho sự thành công, giúp khắc phục sự chống đối giữa các quy trình khác nhau.

Công thức của sự thay đổi ban đầu được nhà tư vấn quản lý David Gleicher nghĩ ra vào những năm 1960. Về sau đó được Richard Beckhard và Reuben T. Harris phát triển thêm, được xuất bản trong cuốn sách “Organizational Transitions: Managing Complex Change” (tạm dịch: Sự chuyển đổi của tổ chức: Quản lý sự thay đổi phức tạp).

Công thức của sự thay đổi đưa ra phân tích đơn giản về các điều kiện chi phối khả năng thành công hay thất bại của sự thay đổi như sau:

D x V x F > R

Công thức trên giả định rằng các tổ chức hay cá nhân chỉ thay đổi khi:

• Dissatisfaction (Không hài lòng): sự bất mãn khi có một tình huống mà mọi người muốn thay đổi
• Vision (Tầm nhìn): tầm nhìn, viễn cảnh hợp lý rõ ràng về một tương lai tốt hơn
• First Step (bước đầu tiên): kế hoạch để đạt được tầm nhìn và các bước đầu tiên cần thực hiện
• Resistance (sự kháng cự): sức mạnh tổng hợp của ba yếu tố trên lớn hơn sự chống lại của việc không muốn thay đổi.

Dissatisfaction (Không hài lòng)

Sự không hài lòng với tình hình hiện tại có đủ cao hay không?

Doanh nghiệp: Chấp nhận có nhu cầu thay đổi và các hệ quả phía sau

Cá nhân: Có đủ nhận thức về bản thân để có thể thay đổi hành vi của bản thân mình

Nhu cầu cần phải có sự thay đổi bắt nguồn từ các vấn đề mà mọi người thấy không hài lòng trong tổ chức. Mức độ không hài lòng càng cao thì nhân viên càng dễ thừa nhận nhu cầu thay đổi hơn. Đôi khi từng cá nhân khác nhau không nhận thức được việc thay đổi là cần thiết, không thể tránh khỏi. Vì vậy chúng ta phải cần thời gian để đảm bảo mọi người chấp nhận sự thay đổi đó, đồng thời lắng nghe tiếng nói của tất cả nhân viên để quyết định bắt đầu sự thay đổi.

Vision (Tầm nhìn)

Có tầm nhìn rõ ràng không?

Doanh nghiệp: Xác định phương hướng thực hiện để có thể giải thích, hiểu rõ về các mục tiêu cần đạt được

Cá nhân: Chấp nhận những yếu tố mới và những hành vi mới sẽ được thay đổi

Thông thường động lực thay đổi đến phần nhiều từ các nhà quản trị cấp cao. Lãnh đạo phải có tầm nhìn về những thay đổi dài hạn và ngắn hạn diễn ra trong công ty, vì vậy họ cần phải chia sẻ, giải thích và đồng hành cùng nhân viên để chấp nhận mục tiêu thay đổi cần đạt được. Làm rõ lý do tại sao cần thay đổi, trách nhiệm của từng người và lý do tại sao sự thay đổi này là vì lợi ích tốt nhất cho công ty. Như vậy, điều quan trọng là khía cạnh truyền thông, giao tiếp nội bộ trong công ty. Những nhà lãnh đạo và quản lý cần phải nhớ nhân viên là người trực tiếp tham gia vào việc thay đổi này.

First Step (bước đầu tiên)

Các bước đầu tiên cần thực hiện là gì?

Doanh nghiệp: Thiết kế và thực hiện kế hoạch hành động

Cá nhân: Hiểu và thực hiện các bước khác nhau cần thiết để đạt được mục tiêu đề ra

Các bước đầu tiên là các nhiệm vụ sẽ được thực hiện để đạt được mục tiêu, từ đó toàn bộ sự thay đổi sẽ thành công. Mỗi nhân viên cần phải hiểu vai trò của mình trong việc thực hiện các thay đổi. Các bước này phải rõ ràng và dễ đạt được, do đó động lực thay đổi sẽ được kích hoạt để đạt được sự thay đổi cuối cùng. Phương pháp Kaizen là một phương pháp được nhiều người áp dụng để thực hiện bước đầu tiên, vì nếu những nhiệm vụ đầu tiên để thay đổi mà quá lớn, quá khó thực hiện có thể gây lo lắng và nản lòng cho nhân viên. Trong khi đó, những bước nhỏ sẽ dễ dàng hơn cho việc thực hiện sự thay đổi.

Resistance (sự kháng cự)

Đặc tính của con người là khả năng chống lại sự thay đổi

Bản chất của con người là không thích rủi ro, vì vậy mọi người không thích sự thay đổi ở nơi làm việc. Thông thường họ sẽ phản ứng lại với sự thay đổi bằng cách trở nên sợ hãi, tránh rủi ro, duy trì hiện trạng trước khi thay đổi, có những hành động đối lập, … Việc chống lại sự thay đổi là một phản ứng tự nhiên của con người chúng ta. Tuy vậy những suy nghĩ hoặc hành động chống lại này có thể thay đổi theo thời gian nếu chúng ta thực hiện và thúc đẩy đúng cách.

Thông qua phân tích 3 yếu tố đầu tiên trong công thức của sự thay đổi, mọi người sẽ hiểu rõ hơn về lý do tại sao cần phải thay đổi, các biện pháp cần thực hiện và vai trò của từng người trong việc đạt được mục tiêu. Công thức của sự thay đổi được thiết kế có chủ đích là 3 yếu tố cần thiết nhân với nhau. Điều này có nghĩa nếu bất kỳ yếu tố nào trong 3 yếu tố trên (Không hài lòng, tầm nhìn và bước đầu tiên) bằng 0 thì toàn bộ phần bên trái của công thức sẽ bằng 0, dẫn đến sự thay đổi không thể thực hiện được. Chính vì vậy cả 3 yếu tố này phải có sức nặng để thúc đẩy quá trình thay đổi. Tuyệt vời hơn nữa, cả 3 yếu tố này phải đủ mạnh mẽ để vượt qua sự kháng cự, sức cản thay đổi.

Các chiến lược để đảm bảo sự thay đổi thành công

• Giao tiếp và chia sẻ về những vấn đề không hài lòng khiến mọi người khó chịu. Theo đó, mọi người cần phải trung thực, đối diện với những khó khăn đang tồn đọng để nhìn nhận sự thay đổi là cần thiết để giải quyết những vấn đề này.
• Chia sẻ tầm nhìn chiến lược chung: Tầm nhìn phải rõ ràng, xác định cụ thể, phải được phổ biến để tất cả mọi người tham gia vào việc đạt được các mục tiêu thay đổi.
• Các bước đầu tiên phải có tác động mạnh đến động lực cần thay đổi cho tất cả mọi người. Những công việc đầu tiên luôn luôn khó khăn nhất, chính vì vậy đảm bảo những bước này phải là những hành động nhỏ, có thể dễ dàng thực hiện được.

Các phiên bản khác của công thức sự thay đổi

Công thức thay đổi của David Gleicher

C = A x B x D > X

Trong đó:

• C là sự thay đổi
• A là hiện trạng của sự không hài lòng
• B là trạng thái mong muốn
• D là những bước đầu tiên để đạt được sự thay đổi
• X là chi phí cho sự thay đổi

Để thay đổi xảy ra, các yếu tố bên trái công thức phải lớn hơn chi phí cho sự thay đổi.

Công thức thay đổi của Dannemiller

P x V x F x CL > R

Về cơ bản, công thức thay đổi của Dannemiller cũng tương tự như công thức của Beckhard-Harris. Điểm khác biệt là theo Dannmeiller, yếu tố CL (Creative Leadership – Lãnh đạo sáng tạo) là một yếu tố quan trọng cho sự thay đổi. Những nhà lãnh đạo hiệu quả luôn luôn có tinh thần sáng tạo, họ dùng tư duy linh hoạt và sáng tạo của mình để chủ động tạo ra sự thay đổi, đối phó với những thay đổi từ bên ngoài tổ chức.