Học thuyết POSDCORB14 phút đọc

POSDCORB

POSDCORB là gì?

POSDCORB là từ viết tắt của Planning (Hoạch định), Organizing (Tổ chức), Staffing (Nhân sự), Directing (Chỉ huy), Coordinating (Phối hợp), Reporting (Báo cáo) và Budgeting (Ngân sách). Đây là 7 chức năng của quản trị do Luther Gulick và Lyndall Urwick đưa ra vào năm 1937 trong cuốn sách “Papers on the Science of Administration” (tạm dịch: Luận cứ về khoa học quản trị). Theo tác giả, các từ viết tắt này tổng hợp toàn bộ nhiệm vụ của bất cứ người quản trị nào nắm quyền điều hành công việc trong bất cứ tổ chức nào. Đồng thời, 7 chức năng của POSDCORB được phát triển dựa trên 14 nguyên tắc và 5 yếu tố chức năng quản trị của Henry Fayol.

Các chức năng POSDCORB

Planning (Hoạch định)

Để đạt được mục tiêu, một tổ chức phải thiết lập các kế hoạch và hoạch định. Những kế hoạch này sẽ quyết định hướng đi, khi đó tất cả công việc, nỗ lực của nhân viên đều sẽ phấn đấu cho kết quả mục tiêu đã định trước. Các mục tiêu này sẽ có những thách thức, tạo ra động lực cho nhân viên thực hiện công việc. Việc hoạch định có thể bao gồm kế hoạch ngắn hạn (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý), kế hoạch trung hạn (hàng năm) và kế hoạch dài hạn (trên 3 năm). Đây có thể coi là bước đầu tiên cũng như quan trọng nhất trong POSDCORB.

Organizing (Tổ chức)

Người quản trị không chỉ có nhiệm vụ phân công công việc, hơn thế nữa phải phân bổ nhiệm vụ cho các bộ phận và nhân viên tương ứng. Để đạt được kết quả và mục tiêu đề ra, người quản trị cần phải có đủ các nguồn lực cần thiết bao gồm ngân sách, nhân sự, chuyên môn, công nghệ, máy móc thiết bị, … Khi đó, người quản trị sẽ phải sắp xếp mọi thứ để đạt được hiệu quả tốt nhất. Điều quan trọng là sự phân công lao động của nhân viên và chuyên môn của họ càng phù hợp với mục tiêu và kết quả cuối cùng càng tốt. Tuy nhiên, nếu việc phân chia không hiệu quả thì sẽ dẫn đến một số vấn đề sau:

  • Việc phân chia không hiệu quả có thể dẫn đến việc nhân viên chỉ làm việc trong một số giờ nhất định, dẫn đến năng suất kém hiệu quả.
  • Việc phân chia không hiệu quả có thể dẫn đến việc một số nhân viên chỉ làm một số công việc nhất định.
  • Đôi khi các nhiệm vụ, công việc thiết yếu và bổ sung cho nhau có thể bị cắt bỏ, dẫn đến tiến độ công việc không thuận lợi.
Staffing (Nhân sự)

Chức năng này cho thấy tầm quan trọng của nguồn nhân lực trong một tổ chức. Cụ thể hơn, đây là những công việc liên quan đến đào tạo, tuyển dụng, giữ lại nhân tài phù hợp với công việc, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc trong một môi trường thuận lợi. Nhiệm vụ của người quản trị là xác định chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho các vị trí trong tổ chức.

Directing (Chỉ huy)

Sau khi chức năng hoạch định đã được vạch ra, thiết kế tổ chức hoàn tất, nhân viên được phân công làm đúng việc, tiếp theo người quản trị cần phải hướng các nỗ lực tới các mục tiêu cuối cùng trong tổ chức bằng cách cụ thể hoá các mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ hơn, có thể thực hiện được, có thời hạn. Khi này người quản trị cần thực hiện vai trò cố vấn, động viên nhân viên, hướng dẫn họ thực hiện công việc theo cách thức tốt nhất có thể và khuyến khích họ làm việc tốt hơn để đạt được mục tiêu.

Coordinating (Phối hợp)

Chức năng này đòi hỏi nhà quản trị cần phải điều phối, phối hợp các bộ phận, phòng ban khác nhau, đảm bảo mọi công việc được tiến triển song song. Nếu một bộ phận nào đó di chuyển không đồng bộ với tổ chức thì nỗ lực cố gắng của các phòng ban khác sẽ bị sụp đổ. Cụ thể, người quản trị cần phải thực hiện 2 nhiệm vụ sau:

  • Chỉ định người quản lý cho từng bộ phận, phòng ban. Sự phân quyền này là bắt buộc để có sự phối hợp liền mạch giữa các bộ phận với nhau.
  • Mọi nhân viên trong công ty phải tự nhận thức được vai trò của mình trong tổ chức như thế nào. Từ đó họ sẽ hiểu rõ hơn về trách nhiệm của mình và nỗ lực để hoàn thành công việc một cách tối ưu nhất.
Reporting (Báo cáo)

Báo cáo là chức năng giữ cho kênh liên lạc trong tổ chức được cởi mở hơn. Chức năng này sẽ giúp cho nhà quản trị biết được tiến độ công việc của từng bộ phận, có thể nhận ra điểm mạnh điểm yếu, từ đó thay đổi kế hoạch khi cần thiết. Tương tự, những thông tin cần thiết mà nhà quản trị muốn gửi tới nhân viên, ví dụ như quy định, quy trình, đánh giá, … những thông tin này có thể được chia sẻ dễ dàng với thời gian ngắn và độ chính xác cao.

Budgeting (Ngân sách)

Tài chính là mạch máu của mọi tổ chức. Người quản trị là người chịu trách nhiệm quản lý ngân sách, chi tiêu của công ty. Nếu phát hiện chi tiêu lãng phí, chi quá mức, có sai sót, thì người quản trị sẽ kiểm soát được tình hình và đưa ra các hành động phù hợp.

Tầm quan trọng của POSDCORB

Mỗi doanh nghiệp đều phải có những khuôn khổ hệ thống, quy trình cụ thể để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tối đa, chi phí tối thiểu, dẫn đến lợi nhuận cao. POSDCORB sẽ giúp cho nhà quản trị có phương pháp tốt để quản lý kiểm soát, nhân viên có thể được quản lý theo cách thức có lợi cho công ty.

POSDCORB giúp cho tổ chức chia nhỏ công việc thành nhiều quy trình, giúp mang lại lợi ích tối đa. Các chức năng cụ thể của POSDCORB sẽ giúp đội ngũ nhân sự đáp ứng nhu cầu và đạt được mục tiêu của công ty. Sau đây là những khía cạnh quan trọng và có ý nghĩa của học thuyết này:

  • Mục đích của học thuyết này là đưa ra hình thức thực tiễn cho các nguyên tắc của lý thuyết hành chính trong hệ thống quản trị.
  • Mục tiêu của học thuyết này là cố gắng giải thích và phân tích rõ ràng hơn vai trò của các giám đốc điều hành.
  • Mục đích chính của học thuyết này là tham gia vào việc làm thế nào để cấu trúc của tổ chức có thể được sắp xếp hợp lý hơn nữa.
  • Tất cả các công việc của tổ chức hành chính có thể được thực hiện một cách thuận lợi.
  • Điều này giúp nhân viên dễ dàng nhận được sự hỗ trợ nhiều hơn từ các nhà quản lý cấp cao hơn.

Các nguyên tắc cơ bản của POSDCORB

Tầm hạn kiểm soát (Span of control)

Tầm hạn kiểm soát là số lượng nhân viên mà nhà quản lý giám sát hiệu quả nhất có thể. Phạm vi kiểm soát càng lớn thì người quản trị càng có nhiều quyền giám sát công việc của nhân viên. Tuy vậy nếu có nhiều nhân viên không có khả năng làm việc độc lập, thì việc giám sát tất cả nhân viên sẽ trở nên khó khăn. Vì vậy Luther Gulick và Lyndall Urwick đề xuất tầm hạn kiểm soát tốt nhất là từ 3 đến 6 nhân viên cho từng nhà quản lý.

Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh (Unity of command)

Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh cho phép tổ chức hoạt động trơn tru hơn. Hiểu một cách đơn giản, nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh có nghĩa là 1 nhân viên chỉ có 1 nhà quản lý duy nhất giao nhiệm vụ và giám sát họ. Nếu 1 nhân viên có nhiều nhà quản lý, thì nhân viên đôi lúc sẽ gặp khó khăn, nhầm lẫn giữa các chỉ đạo từ nhiều nhà quản lý.

Phân biệt rõ ràng chức năng nhiệm vụ của quản lý và nhân viên

Người quản lý sẽ tập trung vào nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh, là người duy nhất đưa ra mệnh lệnh cho nhân viên mình. Đồng thời, người quản lý cũng sẽ chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của nhân viên. Những nhà quản trị cấp cao sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng như hoạch định, tổ chức, lập ngân sách. Các nhà quản trị cấp thấp sẽ thực hiện các kế hoạch theo sự phân chia nhiệm vụ từ cấp trên.

Một số điểm yếu của POSDCORB

Học thuyết còn quá đơn giản

Nhiều người cho rằng POSDCORB chỉ đơn thuần là một danh sách các nhiệm vụ trong tổ chức. Theo các phương pháp quản lý hiện đại ngày nay thì sự linh hoạt trong quản trị là cần thiết, nhiều chức năng nhiệm vụ có thể được kết hợp lại, giao cho các bộ phận quản lý khác nhau.

Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh

Trong thực tế ngày nay, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp rất phức tạp, việc 1 nhân viên nhận được nhiệm vụ và giám sát từ 1 nhà quản lý đôi lúc không hiệu quả. Đôi khi, nhận được nhiều hỗ trợ và giám sát từ nhiều tuyến quản lý khác nhau sẽ nâng cao hiệu suất của nhân viên.

Bỏ qua vai trò của lãnh đạo

POSDCORB như một lý thuyết được cố định vào một tập hợp các nhiệm vụ hàng ngày mang tính chất hành chính và máy móc. POSDCORB bỏ qua kỹ năng lãnh đạo. Là một người có tầm nhìn xa, người lãnh đạo có khả năng suy nghĩ và thực hiện công việc khác với các chức năng quản lý thông thường. POSDCORB hoàn toàn không tập trung vào kỹ năng lãnh đạo.

Nếu bạn thấy nội dung này có giá trị, hãy mời kinhtequantri một ly cà phê nhé!

By Toàn Như
0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
%d bloggers like this: