Hộp ma trận quản lý thời gian Eisenhower13 phút đọc

Eisenhower

Hộp ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower, hay còn được gọi là ma trận Khẩn cấp/Quan trọng (Urgent/Important), là một công cụ giúp chúng ta có thể quyết định và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Ma trận này được phát triển bởi Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ từ năm 1953 đến năm 1961. Trong thời gian tại vị, ông đã đưa ra các nhiệm vụ dẫn đến sự phát triển của Hệ thống Xa lộ Liên tiểu bang ở Hoa Kỳ, sự ra đời của internet (DARPA), khám phá không gian (NASA) và sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Đạo luật Năng lượng Nguyên tử).

Trước khi trở thành tổng thống, Eisenhower là tướng năm sao trong Quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của Lực lượng Đồng minh ở Châu Âu trong Thế chiến thứ hai, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các cuộc xâm lược Bắc Phi, Pháp và Đức. Đồng thời, ông còn là Chủ tịch Đại học Columbia, Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO.

Chúng ta có thể thấy khối lượng công việc của Eisenhower rất nhiều. Mỗi ngày ông phải liên tục đưa ra các quyết định khó khăn, phải sắp xếp công việc cho hợp lý để có thể đáp ứng tất cả các nhiệm vụ của mình. Chính vì vậy, ông đã phát minh ra nguyên tắc mang tên ông, Eisenhower, giúp mọi người có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ khận cấp và quan trọng.

Cách thức hoạt động của ma trận Eisenhower

Ma trận của Eisenhower rất đơn giản, đối với một công việc hay nhiệm vụ, chúng ta cần phải phân tách ra dựa trên 4 khả năng:

  • Khẩn cấp và quan trọng: Công việc chúng ta cần thực hiện ngay lập tức
  • Quan trọng, nhưng không khẩn cấp: Công việc chúng ta sẽ lên lịch để thực hiện sau
  • Khẩn cấp, nhưng không quan trọng: Công việc này có thể giao cho người khác làm thay
  • Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Không cần thiết phải thực hiện công việc này.
Khẩn cấp và quan trọng

Các công việc nhiệm vụ mang tính khẩn cấp và quan trọng đòi hỏi chúng ta phải thực hiện càng sớm càng tốt. Những việc này thường có thời hạn, để lại hậu quả nặng nề nếu chúng ta không thực hiện ngay lập tức. Đây là những công việc chúng ta không thấy được trước (từ các yếu tố bên ngoài không lường trước được, công việc đến bất ngờ), hoặc đây là những việc mà chúng ta đã trì hoãn trước đó và sắp đến thời hạn phải hoàn thành.

Nếu thường xuyên có nhiều công việc khẩn cấp và quan trọng, chúng ta nên thường xuyên lập kế hoạch để có thể lường trước và ngăn ngừa các nhiệm vụ đến một cách khẩn cấp. Sắp xếp kế hoạch hàng tuần, hàng tháng về những kế hoạch, mục tiêu, các nhiệm vụ sắp phải thực hiện. Thực hiện đánh giá tổng thể công việc vào cuối mỗi tuần, suy nghĩ xem kế hoạch của chúng ta đã hoạt động tốt ra sao và có những điều chỉnh cho tuần tiếp theo.

Nếu hầu hết công việc của chúng ta đến từ những yếu tố bên ngoài, những việc mà không thể ngờ tới và có thể sắp xếp trước được, thì ta nên thường xuyên lập các chiến lược về cách lập kế hoạch và dự đoán những việc này tốt hơn. Một cách thức phổ biến là chúng ta sẽ để trống lịch để có thời gian giải quyết những công việc đột xuất mà không nằm trong kế hoạch từ trước. Đôi khi, chúng ta cũng cần phải chủ động hơn trong quy trình làm việc, cân bằng lại khối lượng công việc cần thiết.

  • Một đồng nghiệp bị ốm và nhờ chúng ta thực hiện giúp công việc quan trọng
  • Đang trên đường đi làm thì xe bị hư
  • Khách hàng đến công ty tìm chúng ta để phàn nàn
  • Có một dự án gần đến thời hạn deadline
  • Quản lý cấp trên yêu cầu nộp báo cáo về dự án gấp
Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Những công việc không khẩn cấp, nhưng quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu dài hạn của chúng ta. Những công việc này đôi khi không có thời hạn, vì vậy trong khi cuộc sống vẫn cứ tiếp diễn, chúng ta đôi khi lại bỏ quên những nhiệm vụ này để tập trung hơn vào công việc có tính khẩn cấp cao hơn. Tuy vậy, những công việc này có ảnh hưởng lớn đến tính hiệu quả trong các mục tiêu dài hạn của chúng ta.

Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp rất quan trọng trong việc quản lý thời gian cá nhân. Loại công việc này không đòi hỏi chúng ta phải tập trung giải quyết càng sớm càng tốt, thay vào đó chúng ta có thể lên kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Từ đó chúng ta sẽ chủ động và ưu tiên các công việc giúp phát triển kỹ năng, tạo động lực cho bản thân. Cần lưu ý rằng nếu thực hiện những công việc này một cách cẩn thận và nghiêm túc, chúng ta hoàn toàn có thể giảm tải bớt các nhiệm vụ cấp bách.

  • Tập thể dục mỗi ngày, khám sức khoẻ định kỳ
  • Học các kiến thức và kỹ năng mới, tham dự các sự kiện giáo dục hoặc có liên quan đến ngành nghề công việc
  • Lập kế hoạch cho các dự án dài hạn và ngắn hạn
  • Xây dựng mạng lưới mối quan hệ cá nhân
Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Đây là những công việc có tính khẩn cấp, cần thực hiện ngay, tuy vậy những công việc này thường dựa trên kỳ vọng của người khác và không giúp chúng ta đạt những mục tiêu cá nhân lâu dài. Vì vậy, các loại công việc này không nhất thiết phải chiếm thời gian của chúng ta, thay vào đó có thể giao việc lại cho người khác làm thay. Nhưng tính cấp thiết của nhiệm vụ này vẫn cao, vì vậy chúng ta phải có những phương án để theo dõi, kiểm tra tiến độ, có thể là thông qua email, điện thoại, …

Các công việc nhiệm vụ có tính khẩn cấp nhưng không quan trọng đối với chúng ta thường liên quan đến mức độ ưu tiên của người khác, không thật sự có ý nghĩa đối với bản thân. Vì vậy chúng ta nên giao các nhiệm vụ này cho người khác. Nhưng nếu chúng ta không giao việc cho người khác được, thì sau đây là một số phương án để giải quyết:

  • Ngăn những công việc này đến thường xuyên với chúng ta bằng cách tắt thông báo trên điện thoại và máy tính khi tập trung vào những việc quan trọng và cấp thiết hơn
  • Nói rõ với người khác (có thể là người giao nhiệm vụ này cho chúng ta) về lượng thời gian có thể dành cho một nhiệm vụ nhất định
  • Tránh làm những công việc không quan trọng vào buổi sáng, khi mà chúng ta có nhiều năng lượng nhất trong ngày
  • Khéo léo từ chối nhiệm vụ được giao
  • Trao đổi với cấp trên về khối lượng công việc được giao.
  • Nhờ người khác ghi chép lại nội dung cuộc họp
  • Khi mua đồ ăn, liệu chúng ta có thể nhờ phía cửa hàng giao hàng thay vì tự đến mua được không?
  • Có điều gì trong cuộc sống mà chúng ta có thể tự động hoá được không?
Không khẩn cấp cũng không quan trọng

Những công việc không khẩn cấp cũng không quan trọng là những hành động gây lãng phí thời gian cho chúng ta. Những nhiệm vụ này không góp phần vào việc thực hiện các mục tiêu của bản thân, ngược lại nó còn chiếm khá nhiều thời gian và công sức của chúng ta. Vì vậy ta nên loại bỏ, không nên thực hiện các loại công việc như thế này.

  • Xem tivi, lướt facebook, chơi game quá nhiều
  • Trả lời các email không cần thiết, thay vì vậy hãy tổ chức sắp xếp và quản lý thời gian thích hợp

Cách thức quản lý thời gian hiệu quả khi áp dụng ma trận Eisenhower

  • Thường xuyên lập danh sách các công việc cần làm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng. Hãy luôn đặt câu hỏi công việc nào quan trọng/không quan trọng, khẩn cấp/không khẩn cấp.
  • Giới hạn số lượng công việc cần làm mỗi ngày: Mỗi loại thuộc ma trận Eisenhower không nên có quá 8 công việc cần thực hiện. Trước khi thêm một công việc nào đó vào trong ma trận, hãy đảm bảo rằng những công việc quan trọng kia đã thực hiện trước rồi.
  • Chúng ta nên có 2 loại ma trận Eisenhower, một cho công việc, một cho cá nhân.
  • Đừng để người khác can thiệp và làm gián đoạn mức độ ưu tiên thực hiện kế hoạch công việc của chúng ta. Nhất quyết phải làm theo những kế hoạch đã vạch sẵn ra trước.
  • Khi đặt ra kế hoạch và mức độ ưu tiên thực hiện, hãy cố gắng hoàn thành công việc, không nên trì hoãn. Trì hoãn công việc nhiều sẽ tạo thành thói quen xấu cho bản thân và rất khó thay đổi thói quen này.

Nếu bạn thấy nội dung này có giá trị, hãy mời kinhtequantri một ly cà phê nhé!

By Toàn Như
0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
%d bloggers like this: