Kaizen – Cải tiến liên tục11 phút đọc

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ trong tiếng Nhật có nghĩa là thay đổi (kai) để tốt hơn (zen). Kaizen dựa trên niềm tin triết học rằng mọi thứ đều có thể được cải thiện dựa vào nỗ lực không ngừng của mỗi thành viên trong tổ chức (từ các vị trí quản lý cấp cao đến từng nhân viên), đảm bảo cải tiến tất cả quy trình và hệ thống trong một tổ chức cụ thể. Theo một nghĩa nào đó, Kaizen hàm ý rằng tổ chức kết hợp tất cả tài năng của tập thể nhân viên để có thể tạo ra một động cơ mạnh mẽ để cải tiến mọi hoạt động và quy trình. Nhìn chung, Kaizen là một quá trình hoạt động dựa trên nguyên tắc “Change is for good” – “Thay đổi để tốt hơn”.

Kaizen có mục tiêu nhằm mang đến những cải tiến nhỏ liên tục trong một quy trình tổng thể, hướng đến sự thành công của tổ chức. Người Nhật cho rằng, nhiều thay đổi nhỏ liên tục trong hệ thống và chính sách sẽ mang lại hiệu quả hơn so với những thay đổi lớn. Cần lưu ý là Kaizen là một quy trình nhằm mục đích cải tiến quy trình không chỉ trong lĩnh vực sản xuất mà còn trong tất cả bộ phận khác, từ Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) cho đến những góp ý của nhân viên. Theo đó, tất cả nhân viên đều có trách nhiệm xác định những lỗ hổng và sự kém hiệu quả trong công việc, từ đó đề xuất những cải tiến có thể thực hiện được.

Bản chất kép của Kaizen

• Kaizen là một kế hoạch hành động, tập trung vào việc cải thiện các lĩnh vực cụ thể trong công ty. Những hành động này có sự tham gia của tất cả nhân viên ở mọi cấp, bao gồm cả các vị trí quản lý cấp cao.
• Về mặt triết lý, Kaizen xây dựng một nền văn hoá tổ chức, nơi đó tất cả nhân viên đều tích cực tham gia vào việc đề xuất cải tiến và thực hiện hành động. Trong những công ty thật sự tinh gọn, Kaizen trở thành một suy nghĩ, tư tưởng tự nhiên cho cả người quản lý và mọi nhân viên.

Mục đích của Kaizen

Kaizen hướng đến những cải tiến về năng suất, hiệu quả, an toàn, giảm thiểu lãng phí, từ đó có thể gia tăng lợi ích trong tổ chức:

• Ít lãng phí hơn: Các trang thiết bị, hàng tồn kho được sử dụng hiệu quả hơn, các kỹ năng của nhân viên sẽ có cơ hội phát huy nhiều hơn.
• Hài lòng hơn: Mọi thành viên sẽ cảm thấy hài lòng hơn, tác động trực tiếp đến cách tổ chức hoạt động.
• Cải thiện công việc: Các thành viên trong tổ chức có thể đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp, từ đó mong muốn thực hiện tốt công việc hơn nữa.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Việc tăng hiệu quả công việc góp phần làm giảm chi phí, đồng thời tạo ra sản phẩm có chất lượng cao hơn.
• Cải thiện sự hài lòng của người tiêu dùng: Sản phẩm có chất lượng cao hơn đồng nghĩa với sản phẩm ít lỗi hơn, người tiêu dùng sẽ hài lòng hơn.
• Đội nhóm phát huy hiệu quả hơn: Làm việc cùng nhau để giải quyết các vấn đề, giúp xây dựng và phát huy tinh thần hợp tác, đội nhóm trong tổ chức.

Các yếu tố chính của Kaizen

Kaizen sử dụng 4 nguyên tắc chính để phát triển suy nghĩ cải tiến của mọi thành viên:

Làm việc theo nhóm

Làm việc theo nhóm giúp xây dựng sự hợp tác từ niềm tin giữa các thành viên. Mỗi người đều có tinh thần trách nhiệm để đưa ra những ý tưởng đổi mới. Trong một nhóm, giao tiếp chính là chìa khoá chính dẫn đến sự thành công, mọi người nên hào hứng khi có những thành viên chia sẻ những giá trị và ý tưởng của họ.

Vòng tròn chất lượng

Vòng tròn chất lượng theo tiêu chuẩn Kaizen sẽ bao gồm các nhóm nhỏ, thông thường từ 5 đến 9 thành viên, thường xuyên gặp gỡ, trao đổi và thảo luận về các vấn đề nảy sinh tại doanh nghiệp và tìm ra phương án giải quyết. Mục đích của vòng tròn chất lượng là phát triển kịp thời các giải pháp để thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn.

5S của Kaizen

5S của Kaizen là các chính sách tiêu chuẩn, các quy tắc và quy định để tạo ra văn hoá tổ chức lành mạnh.

• SEIRI (Sắp xếp): Mọi thành viên nên sắp xếp và tổ chức tốt công việc. Sử dụng các label (gán nhãn), ví dụ như “Quan trọng”, “Quan trọng nhất”, “Chưa cần làm gấp”, “Làm sớm nhất có thể”, … Từ đó chúng ta có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên, tổ chức tốt công việc hơn, bỏ sang một bên những gì không cần thiết vào lúc này. Những dụng cụ, nguyên vật liệu, … có tính chất quan trọng thì nên cất giữ ở nơi an toàn.
• SEITION (Tổ chức): Các nghiên cứu cho rằng nhân viên thường lãng phí một nửa thời gian của họ vào việc tìm kiếm các dụng cụ, tài liệu quan trọng. Mọi đồ vật nên có không gian riêng và để đúng vị trí cần thiết.
• SEISO (Sạch sẽ, sáng sủa): Nơi làm việc phải được giữ sạch sẽ, các tài liệu nên được sắp xếp ngăn nắp, không gian làm việc phải thoải mái, gọn gàng. Chú ý thêm việc sử dụng tủ đựng đồ, ngăn kéo để sắp xếp nơi làm việc một cách gọn gàng nhất có thể.
• SEIKETSU-SEIKETSU (Tiêu chuẩn hoá): Mọi tổ chức đều cần phải có những quy tắc, quy định, tiêu chuẩn nhất định, đặt ra các chính sách để đảm bảo chất lượng công việc được tối đa.
• SHITSUKE (Tự kỷ luật): Nhân viên cần tôn trọng chính sách của tổ chức, tuân thủ các quy tắc, quy định. Điều quan trọng nhất là chúng ta phải tự kỷ luật bản thân, tuân thủ quy trình làm việc. Từ đó mọi người sẽ cảm thấy tự hào và tôn trọng đối với tổ chức của chính mình.

Góp ý để phát triển

Kaizen hướng tới việc mọi thành viên trong tổ chức đều nên đưa ra các đề xuất, góp ý và ý tưởng để nâng cao hiệu quả làm việc. Mỗi cá nhân đều có quyền và nghĩa vụ đóng góp cho công ty để tạo ra những cải tiến nhỏ. Vì vậy sự tham gia và đóng góp của toàn thể mọi người trong tổ chức là điều quý giá và quan trọng nhất.

Quy trình cơ bản của Kaizen

• Đặt mục tiêu, xác định các thông tin cơ bản cần thiết
• Xem xét trạng thái hiện tại, xây dựng kế hoạch cải tiến
• Thực hiện các cải tiến
• Liên tục xem xét những cải tiến đã thực hiện, thay đổi khi cần thiết
• Kiểm tra những cải tiến định kỳ, báo cáo kết quả đạt được và xác định các mục tiêu cần cải thiến tiếp theo.

Trên đây là các bước cơ bản để thực hiện quy trình Kaizen, trong thực tế, các chuyên gia thường sử dụng kết hợp quy trình PDCA và JIT (Just-in time) để hỗ trợ cho quy trình Kaizen.

Sử dụng quy trình PDCA để hỗ trợ Kaizen

Quy trình PDCA là viết tắt của Plan (Lập kế hoạch), Do (Thực hiện), Check (Kiểm tra) và Action (Hành động). Quy trình PDCA cung cấp những khuôn khổ và cấu trúc để xác định các cơ hội cải tiến và đánh gia khách quan những cải tiến ấy. Quá trình lặp đi lặp lại của PDCA cho phép các ý tưởng liên tục được kiểm tra, thúc đẩy việc cải tiến liên tục.

Sự dụng JIT để hỗ trợ Kaizen

Một trong những mục tiêu chính của Kaizen là giảm lãng phí và tăng hiệu quả cho quy trình sản xuất. Chiến lược JIT cho phép các nhà quản lý giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa bằng cách xem xét kế hoạch sản xuất so với hệ thống cung cấp nguyên liệu đầu vào từ các nhà cung cấp.