Mô hình 8 bước để thay đổi của Kotter12 phút đọc

Thế giới luôn luôn thay đổi, tất cả chúng ta đều phải tuân theo quy luật không gian và thời gian. Trong các tổ chức cũng vậy, thay đổi là một yếu tố then chốt và bắt buộc: sáng kiến mới, dự án mới, cải tiến công nghệ, … Tuy vậy, sự thay đổi trong tổ chức có phần khó khăn hơn do gặp nhiều sự phản đối, đặc biệt là trong những tổ chức đã tồn tại lâu năm.

Sự thích nghi là điều cần thiết để kinh doanh bền vững, vì vậy ngay cả trong những công ty thành công làm việc theo những hệ thống và phương pháp truyền thống của họ cũng phải cập nhật theo thời đại. Khi những thay đổi lớn xảy ra, đây là thời gian quyết định có thể tạo sự khác biệt giữa các công ty có thể phát triển mạnh hoặc công ty có thể suy tàn. Chúng ta đều hiểu rằng sự thay đổi là cần phải xảy ra, nhưng đôi khi ta lại không biết cách thực hiện. Có nhiều lý thuyết về sự thay đổi, nhất là trong các tổ chức, trong đó có Tiến sĩ John Kotter, tác giả của cuốn sách “Leading Change” được xuất bản năm 1995.

Mô hình 8 bước để thay đổi của Kotter

Tiến sĩ Kotter đã phát triển mô hình về sự thay đổi của mình sau khi quan sát nhiều nhà lãnh đạo và các tổ chức trước, trong và sau quá trình chuyển đổi. Mô hình của Kotter chia nhỏ sự thay đổi của tổ chức thành 8 bước như sau:

Bước 1: Tạo sự cấp bách

Để thay đổi có thể xảy ra, mọi thành viên trong công ty phải thật sự hiểu nhu cầu cần thiết phải thay đổi, có cảm giác cấp bách về sự thay đổi này để công ty có thể phát triển vững mạnh.

• Xác định các mối đe doạ tiềm ẩn có thể xảy ra trong tương lai. Những mối đe doạ này có thể liên quan đến những thay đổi trong công nghệ, đối thủ cạnh tranh thay đổi chiến lược, nhu cầu thị trường thay đổi, … Từ đó phát triển kế hoạch và kịch bản cho những mối đe doạ này.
• Xem xét các cơ hội tiềm năng mà công ty có thể tận dụng được
• Thảo luận và đưa ra các lý do một cách thuyết phục, tạo cơ hội cho mọi người trong công ty có thể bày tỏ suy nghĩ, quan điểm về đề xuất của chúng ta.
• Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các bên liên quan, khách hàng và các nhà lãnh đạo có ảnh hưởng trong ngành để củng cố lập luận của chúng ta.

Bước 2: Hình thành một liên minh mạnh mẽ

Để đạt được sự thành công cho sự thay đổi sắp tới, chúng ta sẽ cần các đồng minh và các bên liên quan. Việc có các thành viên lãnh đạo và quản lý ủng hộ sẽ tạo ra sự ủng hộ lan toả mạnh mẽ trong toàn tổ chức.

• Xác định các bên liên quan, các nhà lãnh đạo và quản lý trong tổ chức có thể ủng hộ, hỗ trợ trong việc thực hiện tầm nhìn thay đổi của chúng ta
• Thành lập liên minh hoạt động nhất quán và công khai như một nhóm, xây dựng mối quan hệ với những người này
• Đánh giá những điểm yếu của liên minh, đảm bảo rằng nhóm chúng ta có sự kết hợp tốt giữa những thành viên từ các phòng ban và các cấp khác nhau trong tổ chức.

Bước 3: Tạo tầm nhìn cho sự thay đổi

Khi nghĩ về sự thay đổi cần thiết, chúng ta có thể có rất nhiều ý tưởng và giải pháp xung quanh. Liên kết, kết nối những ý tưởng và giải pháp này lại với nhau thành một tầm nhìn rõ ràng và dễ hiểu, có thể khiến cho mọi người ghi nhớ một cách dễ dàng. Một tầm nhìn rõ ràng giúp cho mọi người hiểu được tại sao chúng ta lại muốn tạo ra sự thay đổi, tại sao họ lại cần phải thực hiện điều gì đó.

• Xác định các giá trị cốt lõi mà ta muốn thể hiện trong sự thay đổi
• Phát triển một bản tuyên bố sứ mệnh (từ 1 đến 2 câu), nắm bắt những thành phần quan trọng nhất trong tương lai mà chúng ta đang hình dung tới.
• Tạo một chiến lược hợp lý để thực hiện tầm nhìn đó
• Đảm bảo rằng liên minh thay đổi có thể truyền đạt tầm nhìn một cách rõ ràng và ngắn gọn
• Thực hành, luyện tập bài tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn một cách thường xuyên.

Bước 4: Truyền đạt tầm nhìn

Cách thức truyền đạt tầm nhìn sẽ quyết định thành công của sự thay đổi. Sử dụng nhiều kênh và cách thức thông tin liên lạc để truyền đạt tầm nhìn thường xuyên và mạnh mẽ, lặp lại mỗi khi có cơ hội.

• Thường xuyên truyền đạt về tầm nhìn thay đổi
• Giải quyết các mối bận tâm và lo lắng của mọi người một cách cởi mở và trung thực
• Áp dụng tầm nhìn vào tất cả các khía cạnh hoạt động của công ty, từ đào tạo, đánh giá hiệu suất, …

Bước 5: Loại bỏ các chướng ngại vật

Khi chúng ta thực hiện đến bước này thì tầm nhìn đã được truyền đạt và thu hút được các thành viên trong tổ chức. Tuy vậy không phải lúc nào mọi thứ cũng suôn sẻ như vậy, sẽ có những cá nhân chống đối lại sự thay đổi, hoặc có những quy trình nào đó đang cản trở việc thay đổi thành công. Để tiếp tục có được động lực, chúng ta phải chủ động loại bỏ các chướng ngại vật.

• Xác định, thay đổi, tìm các nhà lãnh đạo có vai trò chính mang lại sự thay đổi
• Xem xét lại tổng thể cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc, hệ thống hiệu suất, lương thưởng, đảm bảo các yếu tố này phù hợp với tầm nhìn thay đổi.
• Công nhận và khen thưởng những người hỗ trợ và thực hiện thay đổi
• Xác định những thành viên đang chống lại sự thay đổi, giúp họ thấy những gì cần thiết
• Thực hiện hành động nhanh chóng để loại bỏ các rào cản

Bước 6: Tạo cảm giác chiến thắng, thành công trong ngắn hạn

Không có gì thúc đẩy hơn bằng việc thấy được kết quả xứng đáng với công sức toàn tổ chức bỏ ra. Mỗi khi đạt được một mục tiêu nhỏ, hãy tạo cảm giác thành công và chiến thắng cho nhân viên. Điều này sẽ tạo động lực cho họ, đồng thời để cho những cá nhân còn hoài nghi hoặc chống đối lại việc thay đổi có thể thấy được tầm nhìn của chúng ta.

• Tìm kiếm các dự án hoặc mục tiêu nhỏ mà chúng ta chắc chắn thực hiện thành công
• Không nên chọn những mục tiêu có chi phí lớn, đôi khi những mục tiêu này có thể làm giảm giá trị tầm nhìn
• Khen thưởng, động viên những đóng góp của nhân viên vì hoàn thành các chỉ tiêu đặt ra

Bước 7: Xây dựng dựa trên sự thay đổi

Cảm giác chiến thắng và thành công ngắn hạn chưa đủ duy trì sự thay đổi. Đôi khi yếu tố này có thể đánh lừa chúng ta rằng quá trình thay đổi đã hoàn tất, tuy vậy chúng ta phải tiếp tục xây dựng và thực hiện các mục tiêu tiếp theo.

• Sau khi đạt được các mục tiêu ngắn hạn, hãy phân tích xem những gì chúng ta đã làm đúng, những gì cần cải thiện thêm
• Tiếp tục thực hiện các mục tiêu tham vọng hơn
• Chú ý việc thu hút sự ủng hộ thêm từ các bên liên quan

Bước 8: Cố định những thay đổi vào văn hoá doanh nghiệp

Cuối cùng, để việc thay đổi được hoàn tất thì nó phải trở thành một phần trong văn hoá doanh nghiệp của công ty. Nếu không, theo thời gian mọi người có thể dễ dàng quên đi thay đổi, làm mất tác động của cả quá trình nhanh chóng và dễ dàng.

• Truyền đạt sự thay đổi bất cứ khi nào có thể. Chia sẻ những câu chuyện thành công trong quá trình thay đổi.
• Chia sẻ những giá trị cốt lõi của sự thay đổi mỗi khi tuyển dụng và đào tạo
• Công nhận và khen thưởng đóng góp của những nhà lãnh đạo và nhân viên đã thức đẩy quá trình thay đổi. Tiếp tục mở rộng sự ủng hộ từ những người mới.
• Đảm bảo sự thay đổi trở thành một phần không thể thiếu trong văn hoá doanh nghiệp, có thể nhìn thấy điều này ở tất cả khía cạnh của tổ chức

Ưu và nhược điểm của mô hình 8 bước để thay đổi của Kotter

Ưu điểm

• Đây là mô hình chia sẻ từng bước hướng dẫn rõ ràng về toàn bộ quá trình thay đổi.
• Tương đối dễ để thực hiện.
• Nhấn mạnh vào sự tham gia và khả năng chấp nhận của nhân viên đối với sự thành công của quá trình thay đổi.
• Trọng tâm chính của mô hình là chuẩn bị, xây dựng khả năng chấp nhận thay đổi tương ứng với thực tế.

Nhược điểm

• Vì đây là mô hình theo từng bước, vì vậy bỏ qua dù chỉ 1 bước nhỏ có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng.
• Quá trình 8 bước thực hiện này khá tốn thời gian.
• Có thể nhân viên sẽ thất vọng và không hài lòng nếu sự quan tâm của nhà lãnh đạo không đáp ứng đúng mức.