Mô hình quản trị sự thay đổi Kurt Lewin

Sự thay đổi là quá trình diễn ra xuyên suốt trong doanh nghiệp bất kể quy mô, ngành nghề. Thế giới hiện nay thay đổi đang thay đổi nhanh chóng và các công ty cũng cần phải có bước chuyển mình theo. Những tổ chức xử lý tốt sự thay đổi sẽ phát triển mạnh, ngược lại các doanh nghiệp không có sự thay đổi sẽ phải vật lộn để duy trì và tồn tại.

“Quản trị sự thay đổi” là một khái niệm quen thuộc trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Nhưng cách doanh nghiệp quản lý sự thay đổi này sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào bản chất của từng doanh nghiệp, nhu cầu thay đổi và những thứ liên quan xung quanh.

Một trong những mô hình nền tảng để chúng ta có thể hiểu được sự thay đổi trong tổ chức diễn ra thế nào đã được Kurt Lewin phát triển vào những năm 1940, mô hình này vẫn đúng và được áp dụng cho đến ngày nay. Mô hình này mô tả 3 giai đoạn của sự thay đổi: Unfreeze – Change – Refreeze. Kurt Lewin là một nhà khoa học đồng thời là nhà vật lý, đã giải thích sự thay đổi của tổ chức tương tự với việc thay đổi hình dạng của một khối băng.

Mô hình Quản trị sự thay đổi của Lewin

Để dễ hình dung, nếu chúng ta có 1 khối băng lớn và muốn thay đổi hình dạng cấu trúc của nó, chúng ta cần phải làm gì? Đầu tiên cần làm tan tảng băng đó ra (Unfreeze), sau đó tạo hình cho khối băng đó thành hình dạng mong muốn (Change), cuối cùng chúng ta làm đông tảng băng đó lại (Refreeze).

Giai đoạn 1: Unfreeze

Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp cần phải chấp nhận sự thay đổi là cần thiết. Đồng nghĩa với việc họ phải phá bỏ hiện trạng công ty để có thể xây dựng lại một cách thức hoạt động mới. Cách dễ dàng nhất là doanh nghiệp nên xác định lý do tại sao cách làm như hiện tại lại không thể tiếp tục. Có thể là do chỉ số bán hàng giảm, kết quả tài chính kém, mức độ hài lòng của khách hàng không cao, … Như vậy doanh nghiệp sẽ cho mọi người nhận thức được sự thay đổi là cần thiết và các nhân viên cần phải chấp nhận những cách làm việc mới để có thể cho ra kết quả tốt hơn.

Có thể nói giai đoạn này là khó khăn nhất của tổ chức. Khi chúng ta cắt giảm và bắt đầu định hướng thay đổi, mọi người sẽ bị mất cân bằng. Đây có thể là một cuộc khủng hoảng (có lẽ là được kiểm soát), tuy vậy điều này có thể tạo một động lực mạnh mẽ để toàn bộ công ty tìm kiếm một trạng thái cân bằng mới. Nếu không có động lực này, doanh nghiệp sẽ không có được sự ủng hộ và tham gia của các nhân viên, đồng nghĩa với việc không thể tạo ra bất kỳ thay đổi có ý nghĩa nào.

Các bước thực hiện:
1. Xác định những gì cần thay đổi
Khảo sát toàn công ty để hiểu tình hình hiện tại
Hiểu tại sao cần phải thay đổi
2. Đảm bảo các vị trí quản lý cấp cao ủng hộ việc thay đổi này
3. Tạo ra nhu cầu thay đổi
Tạo một thông điệp hấp dẫn về lý do cần phải thay đổi
Sử dụng tầm nhìn và chiến lược của công ty để hỗ trợ cho việc đánh giá tình hình.
Truyền đạt tầm nhìn cho nhân viên về sự thay đổi là cần thiết.
Nhấn mạnh lý do tại sao.
4. Giám sát và đồng cảm với những nghi ngờ và quan tâm của nhân viên
Luôn luôn cởi mở và quan tâm nhân viên, chia sẻ và giải thích cho họ về sự cần thiết phải thay đổi

Giai đoạn 2: Change

Sau giai đoạn đầu, mọi sự hoài nghi đã biến mất, đây là thời gian mà các nhân viên đã có niềm tin với công ty, mọi người đã tin tưởng sự thay đổi là cần thiết. Vì vậy họ sẽ ủng hộ và hành động theo hướng đi mới mà chiến lược đề ra.

Tuy vậy, quá trình thay đổi sẽ không diễn ra một sớm một chiều. Mọi người cần thời gian để nắm bắt và làm quen với cách thức mới, đồng thời có sự chủ động hơn trong việc tham gia vào các vấn đề cần thay đổi.

Trong thời gian này, thời gian và giao tiếp là 2 chìa khoá quan trọng để việc thay đổi được diễn ra thành công. Mọi người cần thời gian để tìm hiểu những sự thay đổi, đồng thời họ cũng cần sự gắn kết với tổ chức trong suốt giai đoạn chuyển đổi này.

1. Thường xuyên giao tiếp
Giao tiếp với nhân viên trong suốt quá trình lập kế hoạch và thực hiện các thay đổi
Mô tả các lợi ích
Giải thích chính xác những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến mọi người như thế nào
2. Xua tan tin đồn
Trả lời các câu hỏi một cách cởi mở và trung thực
Xử lý các vấn đề ngay lập tức
3. Trao quyền hành động
Cho nhân viên có nhiều cơ hội để tham gia vào sự thay đổi của công ty
Có thể tạo ra một kênh liên lạc, cung cấp các hướng dẫn cần thiết hàng ngày

Giai đoạn 3: Refreeze

Khi những thay đổi dần dần hình thành và mọi người đã chấp nhận những cách thức làm việc mới, công ty đã sẵn sàng cho việc tái khởi động. Giai đoạn này, mọi nhân viên và tổ chức phải nội bộ hoá và áp dụng các thay đổi. Có nghĩa là mọi sự thay đổi cần phải sử dụng mọi lúc và chúng được đưa vào hoạt động kinh doanh hàng ngày. Với việc tạo ra một môi trường cân bằng mới, nhân viên lúc này sẽ cảm thấy tự tin và thoải mái với cách làm việc mới.

Cuối cùng, có những hành động, có thể là khen thưởng, tán dương cho sự thành công của thay đổi. Công ty có những động thái cảm ơn nhân viên vì họ đã chịu đựng thời gian “đau khổ” vừa qua, đồng thời giúp họ tin rằng các vấn đề cần thay đổi trong tương lai rồi cũng sẽ thành công giống lần này.

1. Áp dụng sự thay đổi vào văn hoá doanh nghiệp
Xác định các yếu tố hỗ trợ cho việc thay đổi
Xác định các rào cản cho việc thay đổi
2. Phát triển các cách thức làm việc để duy trì sự thay đổi
Đảm bảo rằng có sự hỗ trợ từ phía cấp quản lý
Xây dựng hệ thống khen thưởng
Xây dựng hệ thống phản hồi góp ý
Điều chỉnh cơ cấu tổ chức khi cần thiết
3. Hỗ trợ và đào tạo nhân viên
4. Ăn mừng cho sự thay đổi thành công.