Quy trình PDCA

Quy trình PDCA là một kỹ thuật gồm 4 bước lặp đi lặp lại nhằm giải quyết 1 vấn đề. PDCA được phát triển bởi nhà vật lý người Mỹ Walter A. Shewhart trong những năm 1920, lấy cảm hứng từ việc đánh giá liên tục các phương pháp quản lý và mức độ sẵn sàng chấp nhận thay đổi của các nhà quản trị. Đến năm 1950, tiến sĩ W. Edwards Deming nhận ra rằng quy trình PDCA có thể được sử dụng để cải thiện quy trình sản xuất ở Hoa Kỳ trong thời kỳ thế chiến thứ 2. Kể từ đó, quy trình PDCA được nhiều người biết đến rộng rãi và áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau.

Mục đích sử dụng PDCA

Thực hiện một chương trình, dự án cải tiến mới
Khám phá và thử nghiệm các giải pháp khác nhau trong một dự án nhỏ, có thể kiểm soát được
Nắm bắt và điều chỉnh các giải pháp không hiệu quả trước khi triển khai dự án với quy mô lớn. Điều này sẽ tránh việc gây lãng phí.
Thực hiện các thay đổi và cải tiến liên tục
Thực hiện các chương trình, dự án có quy trình lặp đi lặp lại

Plan – Lập kế hoạch

Nhận ra cơ hội và lập kế hoạch thay đổi

Giai đoạn lập kế hoạch nhằm mục đích vạch ra những gì chúng ta sẽ cố gắng thực hiện để giải quyết một vấn đề hay thay đổi một quy trình nào đó. Trong bước này, chúng ta phải xác định và phân tích các vấn đề, cơ hội để thay đổi, phát triển các giả thuyết về các vấn đề trên, tìm ra nguyên nhân cơ bản và quyết định chọn một giả thuyết để kiểm tra.

Vấn đề cốt lõi cần giải quyết là gì?
Đây có phải là vấn đề cần phải giải quyết hay không?
Chúng ta cần những thông tin gì để có thể hiểu đầy đủ vấn đề đang gặp phải?
Việc giải quyết vấn đề này có khả thi hay không?
Cần những nguồn lực nào để giải quyết? So sánh với nguồn lực chúng ta hiện có.
Giải pháp khả thi cho vấn đề trên là gì?
Làm thế nào để nhận biết vấn đề này đã được giải quyết? Có thước đo thành công cho nó hay không?
Trong trường hợp chúng ta giải quyết vấn đề trên quy mô nhỏ, khi chuyển sang quy mô lớn hơn thì cần phải làm gì tiếp theo?

Do – Thực hiện

Kiểm tra các giả thuyết. Thực hiện trên quy mô nhỏ, có thể kiểm soát được

Bước tiếp theo chúng ta sẽ kiểm tra các giả thuyết. Quy trình PDCA tập trung vào những thay đổi nhỏ trong một môi trường được kiểm soát, từ đó chúng ta có thể đánh giá kết quả mà không làm ảnh hưởng quá nhiều đến những hoạt động khác của tổ chức. Vì vậy bước này chúng ta sẽ muốn thử nghiệm giải pháp của mình trên một nhóm, một phòng ban, một khâu hoạt động nhỏ nhất định.

Check – Kiểm tra

Xem lại kết quả, phân tích và xác định những gì có thể cải thiện được

Bước này chúng ta sẽ phải xem xét và phân tích kết quả thay đổi. Giai đoạn này rất quan trọng vì chúng ta sẽ đánh giá các giải pháp của mình và sửa đổi kế hoạch khi cần thiết. Việc đánh giá trong giai đoạn này sẽ quyết định những định hướng trong bước tiếp theo, vì vậy chúng ta phải cẩn thận xem xét kết quả.

Kế hoạch đề ra có thực sự hoạt động hiệu quả không?
Có bất kỳ trục trặc trong quá trình thực hiện hay không?
Những bước nào có thể được cải thiện? Những bước nào có thể cần được loại bỏ trong lần thực hiện tiếp theo?

Act -Hành động

Thực hiện trên quy mô lớn. Nếu không hiệu quả, thực hiện lại PDCA với một kế hoạch khác. Nếu thành công, kết hợp những gì chúng ta học được vào những thay đổi rộng lớn hơn.

Cuối cùng, đã đến lúc chúng ta cần phải hành động. Nếu tất cả các bước trên đều đi theo đúng kế hoạch, giờ là lúc thực hiện kế hoạch của mình ở quy mô lớn hơn. Quy trình này trở thành kế hoạch cơ sở cho những lần lặp đi lặp lại PDCA trong tương lai.

Chúng ta cần nguồn lực nào để triển khai giải pháp ở quy mô lớn?
Cần đào tạo nhân viên những gì để có thể áp dụng thành công?
Làm thế nào để đo lường kết quả, đánh giá theo dõi hiệu suất của giải pháp?
Có sự thay đổi rõ rệt nào hay không?
Chúng ta học được gì để có thể áp dụng vào quy trình khác?

Cần lưu ý, nếu kế hoạch diễn ra không như mong đợi, chúng ta có thể quay lại giai đoạn lập kế hoạch để điều chỉnh và chuẩn bị cho một quy trình mới. PDCA là một quy trình vòng lặp, diễn ra liên tục, vì vậy luôn có những thay đổi sẽ góp phần giúp tổ chức tốt hơn.

Ưu điểm và nhược điểm của quy trình PDCA

Ưu điểm

Đa năng: Chúng ta có thể áp dụng PDCA trong nhiều môi trường kinh doanh, nhiều ứng dụng trong tổ chức khác nhau. Trong đó PDCA được sử dụng nhiều nhất có thể kể đến như quản lý dự án, quản lý sự thay đổi, phát triển sản phẩm, quản lý tài nguyên, …
Đơn giản nhưng mạnh mẽ: Quy trình PDCA đơn giản và dễ hiểu, tuy vậy đây là một công cụ giúp tạo động lực để thay đổi và cải tiến cho doanh nghiệp. Ý nghĩa lớn nhất của PDCA là nó sẽ giúp giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả hoạt động.

Nhược điểm

Khó làm: Tuy quy trình PDCA đơn giản, nhưng để thực hiện không phải là dễ dàng. PDCA chia quy trình cải tiến thành các bước nhỏ, vì vậy sẽ mất nhiều thời gian để thực hiện bài bản, không phù hợp với các dự án có tính khẩn cấp cao.
Yêu cầu sự hợp tác: PDCA không phải là một quy trình diễn ra 1 lần, mà là quá trình liên tục. Vì vậy để thực hiện các cải tiến, đòi hỏi toàn thể nhân viên phải hợp tác và thực hiện lâu dài. Do đó nếu thiếu đi sự lãnh đạo tận tâm của nhà quản trị thì quy trình PDCA khó có thể thực hiện trong dài hạn được.

PDCA và Kaizen

Có thể tháy quy trình PDCA có nét tương đồng với triết lý Kaizen của Nhật Bản, đều mang hàm ý “thay đổi để tốt hơn”, “cải tiến liên tục”. Thực tế, các doanh nghiệp xem PDCA là một công cụ hỗ trợ cho phương pháp Kaizen bằng cách cung cấp quy trình cụ thể, khuôn khổ để phát triển và thực hiện cải tiến liên tục.

Nếu bạn thấy nội dung này có giá trị, hãy mời kinhtequantri một ly cà phê nhé!