Thuyết tiến bộ của Amabile và Kramer15 phút đọc

Thuyết tiến bộ của Amabile và Kramer

Giáo sư Teresa Amabile và Steven Kramer đã giới thiệu cuốn sách “The Progress Principle” (tạm dịch: Nguyên tắc tiến bộ) vào năm 2011, trong đó đã giải thích chi tiết về cách mà sự tiến bộ có thể thúc đẩy hiệu suất của con người như thế nào. Họ đã nghiên cứu 238 người (từ 26 dự án trong 7 tổ chức lớn), thu thập 12.000 mục nhật ký và phân tích sự tiến bộ của từng người so với mục tiêu của họ. Amabile và Kramer nhận thấy rằng khi 3 yếu tố của đời sống nội tâm (động lực, cảm xúc và nhận thức) được cải thiện thì 4 yếu tố cấu thành hiệu quả làm việc của nhân viên cũng tăng lên (năng suất, sáng tạo, tính tập thể và sự gắn kết).

Thế còn những yếu tố nào đã dẫn đến sự thay đổi tích cực trong 3 yếu tố cấu thành cuộc sống nội tâm con người? Kết quả nghiên cứu thật đáng kinh ngạc. Trái ngược với những quan niệm thông thường rằng các yếu tố thúc đẩy động lực và hiệu quả làm việc là các yếu tố như áp lực, nỗi sợ hãi hoặc các yếu tố thưởng phạt. Các nhà nghiên cứu đã phát hiện rằng 3 yếu tố cấu thành đời sống nội tâm con người được thúc đẩy bởi sự tiến bộ. Kết quả cho thấy những ngày mà con người đạt được một số tiến bộ trong công việc, bất kể mức độ tiến bộ lớn hay nhỏ, thì ngày đó người đó sẽ có động lực làm việc cao hơn, cảm xúc tích cực đến với họ thường xuyên hơn.

Nói cách khác, kết quả của nghiên cứu này cho thấy sự tiến bộ là động lực lớn nhất để đạt được hiệu suất công việc cao nhất. Những “chiến thắng nhỏ” thường xuyên sẽ giúp mọi người có cuộc sống tích cực, gắn bó và làm việc hiệu quả hơn.

Quy trình 6 bước của thuyết tiến bộ Amabile và Kramer

Thiết lập mục đích và mục tiêu rõ ràng

Nếu không có mục tiêu rõ ràng, chúng ta sẽ không biết phải tập trung vào điều gì. Ngược lại, chúng ta sẽ biết các mốc quan trọng cần thiết của bản thân cần đạt được và xác định những yếu tố quan trọng trong việc đạt được các mục đích và mục tiêu tổng thể. Điều này giúp chúng ta dễ dàng xác định những mục tiêu nhỏ, dẫn đến những thành tích nhỏ đạt được và dễ dàng đạt được những mục tiêu chung.

Do đó, chúng ta phải đặt ra các mục tiêu theo nguyên tắc SMART cho bản thân và đội nhóm của mình. Đây phải là những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời gian thực hiện. Một mục tiêu SMART giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng xác định nhiệm vụ, giúp họ tiến gần hơn đến việc hoàn thành mục tiêu.

Ngoài việc thiết lập các mục đích và mục tiêu rõ ràng cho bản thân và đội nhóm, điều quan trọng là phải giải thích cho cả nhóm hiểu được mối liên hệ giữa công việc của họ và các mục tiêu chung của tổ chức, họ cần phải hiểu giá trị công việc mà họ đang thực hiện. Chúng ta có thể tạo ra mối liên hệ này bằng phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO), đây là một cách hữu ích để cân bằng mục tiêu của mọi thành viên với mục tiêu chung của tổ chức. Chúng ta không thể tận dụng sức mạnh của sự tiến bộ nếu nhân viên không cảm thấy rằng công việc của họ có ý nghĩa như thế nào.

Ví dụ: Tưởng tượng về một người nào đó đang thực hiện công việc rửa chén dĩa ở nhà hàng. Nếu ngày hôm nay người đó rửa chén dĩa nhanh hơn ngày hôm qua, đây có thể được coi là sự tiến bộ. Tuy vậy, sự tiến bộ này lại không có bất kỳ sự cải thiện nào cho đời sống nội tâm của người đó, họ không tìm thấy bất kỳ ý nghĩa nào của sự tiến bộ trong công việc này. Nếu họ không hiểu ý nghĩa công việc, họ đơn thuần sẽ nghĩ rằng họ sẽ có thời gian nghỉ ngơi nhiều hơn trước khi phải rửa một chồng chén dĩa khác. Tuy vậy nếu ngược lại, họ nghĩ rằng nếu họ rửa chén dĩa nhanh hơn, đồng nghĩa với việc sẽ có nhiều chén dĩa sạch sẽ hơn để phục vụ khách hàng được nhanh hơn, chu đáo hơn, đây được coi là sự tiến bộ trong công việc.

Như vậy điều quan trọng là nhân viên phải tìm ra và hiểu được ý của công việc của mình, từ đó có mục tiêu và động lực để thực hiện công việc ngày càng tiến bộ.

Cho phép quyền tự chủ

Mặc dù mọi người đều cần có những mục tiêu rõ ràng và cụ thể, tuy vậy họ vẫn cần một số quyền tự do để tự quyết định cách họ hoàn thành những mục tiêu này. Mọi người càng có nhiều quyền kiểm soát đối với công việc, họ càng được trao quyền và sáng tạo hơn, và cảm thấy có động lực hơn mỗi khi hoàn thành xong một công việc nhiệm vụ nào đó.

Nếu người quản lý giám sát quá gắt gao có thể khiến cho nhân viên cảm thấy ức chế, gây khó chịu cho họ. Không những vậy, điều này còn ngăn cản họ yêu thích công việc, phá huỷ mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nội tâm của nhân viên.

Hãy để cho nhân viên chứng minh rằng họ có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc mà không bị giám sát chặt chẽ. Khi đó, nhân viên sẽ có nhiều khả năng nhận ra những “chiến thắng” nhỏ của họ trong công việc, từ đó sinh ra động lực và thúc đẩy họ đạt được những mục tiêu lớn hơn.

Cung cấp đủ tài nguyên và nguồn lực cần thiết

Nếu không đủ tài nguyên, nguồn lực cần thiết, công việc của mọi người có thể bị gián đoạn giữa chừng, tạo ra tính thiếu nhất quán trong công việc. Từ đó nhân viên có thể cảm thấy công việc của họ không quan trọng, họ đang lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không cốt lõi và không giúp họ đạt được mục tiêu.

Vì vậy, trước khi giao một công việc, nhiệm vụ nào đó cho cả nhóm, hãy giành một chút thời gian để xác định các công cụ, tài nguyên, nguồn lực cần thiết để đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ. Khi nhân viên có đủ nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc, họ sẽ cảm thấy mình được trao quyền và được đánh giá cao, dẫn đến động lực được cải thiện tốt hơn. Nguồn lực cần thiết có thể bao gồm công nghệ, công cụ dụng cụ, kiến thức, sự hỗ trợ từ phía quản lý, …

Xác định thời gian hoàn thành

Các thành viên trong nhóm cần đủ thời gian để hoàn thành công việc. Nếu thời gian cần thiết để hoàn thành công việc quá ngắn, khả năng sáng tạo của toàn nhóm sẽ bị giảm sút, chất lượng công việc không tốt, cảm xúc và nhận thức của mỗi thành viên sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực, gây kiệt sức cho mọi người. Ngược lại, nếu thời gian để hoàn thành quá dài cũng sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, khiến dự án và công việc kéo dài một cách không cần thiết.

Vì vậy, chúng ta cần phải đặt ra thời hạn thích hợp, đủ để tạo áp lực vừa phải, từ đó thúc đẩy hiệu suất làm việc tốt hơn, cho phép mọi người tự do sáng tạo và có những ý kiến đổi mới. Điều này sẽ dẫn đến sự tiến bộ được nhất quán, thúc đẩy động lực và hiệu suất của các thành viên trong nhóm. (Xem thêm Định luật Yerkes-Dodson)

Hỗ trợ và tư vấn chuyên môn

Một trong những yếu tố góp phần tạo nên trạng thái tích cực nội tâm là thành viên trong nhóm nhận được sự hỗ trợ từ thành viên khác và nhà quản lý. Nhà quản lý đội nhóm cần phải đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm phải nhận được sự hỗ trợ cần thiết, kịp thời từ mọi thành viên trong tổ chức, không chỉ đồng nghiệp, mà chính từ nhà quản lý, thậm chí là các chuyên gia bên ngoài.

Điều này sẽ làm cho mọi người cảm thấy họ có giá trị và được trao quyền hạn, tăng cơ hội để công việc được diễn ra suôn sẻ hơn, từ đó tiến bộ trong công việc được cải thiện tốt hơn. Ngoài ra, với việc thúc đẩy một môi trường có tinh thần hợp tác với nhau, mọi người có thể sáng tạo và nảy sinh ra nhiều ý tưởng táo bạo hơn cho công việc.

Rút ra và học hỏi từ những thất bại

Cho dù chúng ta thiết lập mục tiêu hoàn chỉnh, chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng tốt đến đâu, thì một số nhiệm vụ hoặc công việc sẽ khó tránh khỏi thất bại. Tuy vậy cách chúng ta nhìn nhận thất bại như thế nào có tác động rất lớn đối với động lực của cả nhóm.

Đôi khi, thất bại có khi là do một cá nhân nào đó bất cẩn, không hoàn thành tốt công việc được giao, … Trong những trường hợp như thế này, chúng ta cần phải có những hành động thích hợp để đảm bảo lần tiếp theo thực hiện, thất bại này sẽ không xảy ra nữa.

Tuy vậy đôi khi ngay cả mọi người đều cố gắng hết sức thì thất bại vẫn xảy ra. Nếu chúng ta có những hành động trừng phạt, đăn re mọi người thì có thể khiến các thành viên mất tinh thần, chán nản, từ đó họ sẽ không dám thử nghiệm những ý tưởng sáng tạo, áp dụng những thứ mới mẻ vào công việc. Họ chỉ coi thất bại là việc lãng phí thời gian hơn là một cơ hội để học hỏi.

Vì vậy, nếu chúng ta muốn các thành viên học hỏi từ thất bại, hãy tránh đổ lỗi cho mọi người nếu đó không phải là lỗi của họ. Thay vào đó, hãy đánh giá cao nhóm vì công việc họ đã thực hiện, xem liệu chúng ta có học hỏi được gì từ thất bại, từ đó tìm ra những bài học để phát triển tốt hơn.