Tổng quan về quản trị11 phút đọc

Quản trị là gì?

Thuật ngữ quản trị dù đã xuất hiện từ lâu đời và được áp dụng rộng rãi, tuy vậy cho đến ngày hôm nay vẫn chưa có một quan niệm thống nhất về quản trị. Sau đây là các quan điểm của một vài học giả khác nhau:

• Theo Koontz và O’ Donnell: Quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.
• Theo James Stoner và Stephen Robbins: Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành các mục tiêu của đơn vị đó.
• Theo Mary Parker Follett: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác, hoạt động có mục đích và mang tính tập thể. 
• Theo Stephen Robbins và Mary Coultar: Quản trị là quá trình điều phối và giám sát hoạt động của những người khác trong một tổ chức để đảm bảo rằng các hoạt động của họ được hoàn thành một cách hiệu quả và hiệu suất.

Các chức năng của công tác quản trị

Không chỉ có sự khác nhau ở thuật ngữ, mà các chức năng của quá trình quản trị cũng có nhiều ý kiến khác nhau:

• Lyther Gulick và Lyther Urwick định nghĩa quản trị gồm 7 chức năng, viết tắt là POSDCORB, trong đó: P (Planning – Hoạch định), O (Organizing- Tổ chức), S (Staffing – Nhân sự), D (Directing – Chỉ huy, điều khiển), CO (Coordinating – Phối hợp), R (Reviewing – Kiểm tra) và B (Budgeting – Tài chính, ngân sách).
• Henri Fayol phân chia quản trị thành 5 chức năng cụ thể: Hoạch định, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra.
• James Stoner và Stenph Robbins cũng đồng ý với quan điểm của Henri Fayol, tuy vậy họ sử dụng chức năng Lãnh đạo để gộp chung cho 2 chức năng điều khiển và phối hợp. Đây là cách phân chia được nhiều người đồng ý và sử dụng rộng rãi nhất cho đến hiện nay.

Như vậy, các chức năng của công tác quản trị sẽ gồm 4 chức năng sau:

• Hoạch định: Quá trình thiết lập các mục tiêu và quyết định cách thức tốt nhất để hoàn thành các mục tiêu đó.
• Tổ chức: Quá trình phân bổ và điều phối nhân lực và các nguồn lực khác để triển khai thành công các kế hoạch.
• Lãnh đạo: Quá trình ảnh hưởng đến người khác để họ thể hiện các hành vi cần thiết để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
• Kiểm tra: Quá trình điều tiết các hoạt động của tổ chức để đảm bảo rằng thành tích thực tế đáp ứng các tiêu chuẩn kỳ vọng và mục tiêu của tổ chức. 

Vai trò của quản trị

Theo Henry Mentzberg, các nhà quản trị sẽ phải thực hiện 10 vai trò khác nhau. 10 vai trò này được ông gom thành 3 nhóm: Vai trò quan hệ (Interpersonal Roles), vai trò thông tin (Informational Roles) và vai trò ra quyết định (Decisional Roles).

a. Vai trò quan hệ (Interpersonal Roles)

• Người đại diện: Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạt động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ trong tổ chức. Ví dụ những công việc như dự và phát biểu khai trương chi nhánh mới, chào đón khách, tham dự tiệc cưới của thuộc cấp, đãi tiệc khách hàng …
• Người lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền. Một số công việc như tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, và khích lệ nhân viên là một vài ví dụ về vai trò này của nhà quản trị. 
• Đầu mối liên lạc với bên ngoài: Quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm góp phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ. Ví dụ như tiếp xúc với khách hàng và những nhà cung cấp..

b. Vai trò thông tin (Informational Roles)

• Người theo dõi thông tin: Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức. Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí,
  văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người v.v… 
• Người phổ biến thông tin: Là người phổ biến thông tin cho mọi người, mọi bộ phận có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp. 
• Người phát ngôn: Là người có trách nhiệm và quyền lực thay mặt tổ chức phát ngôn những tin tức ra bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt động của tổ chức hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.

c. Vai trò ra quyết định (Decisional Roles)

• Người khởi xướng: Xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức. Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.
• Người xử lý xáo trộn/nguy cơ: Nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức như mâu thuẩn về quyền lợi, khách hàng thay đổi… nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định. 
• Người phân bổ các nguồn lực: Khi tài nguyên khan hiếm mà lại có nhiều yêu cầu, nhà quản trị phải dùng đúng tài nguyên, phân phối các tài nguyên cho các bộ phận đảm bảo sự hợp lý và tính hiệu quả cao. Tài nguyên đó có thể là tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang bị, hay con người. Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọi nhà quản trị đều có thể thực hiện vai trò này một cách dễ dàng. Nhưng khi tài nguyên khan hiếm, quyết định của nhà quản trị trong vấn đề này sẽ khó khăn hơn, vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của một đơn vị hay thậm chí của toàn thể tổ chức.
• Người thương lượng: Thay mặt cho tổ chức thương thuyết trong quá trình hoạt động, trong các quan hệ với những đơn vị khác, với xã hội.

Mục tiêu của quản trị

Quản trị có 2 mục tiêu chính, một nhà quản trị giỏi phải đạt được cả 2 mục tiêu này:

• Hiệu quả: Hoàn thành các mục tiêu của tổ chức (làm đúng việc)
• Hiệu suất: Khả năng hoàn thành các mục tiêu với mức độ lãng phí nguồn lực thấp nhất, tận dụng tốt các nguồn lực sẵn có (làm đúng cách).

Xem thêm: Hiệu quả và hiệu suất

Khoa học và nghệ thuật quản trị

Xem thêm: Các đặc tính của hoạt động quản trị

Quản trị là một nghề

Ngày nay quản trị có thể được xem là một nghề, bởi vì những nhà quản trị có khuynh hướng ngày càng tách rời những người sở hữu. Ngoài ra, có nhiều tổ chức đang thực hiện chức năng đào tạo ra những người quản trị một cách chuyên môn hóa, nhằm phục vụ cho các nhu cầu quản trị của xã hội.

Quản trị là khoa học

Quản trị học có đối tượng nghiên cứu cụ thể, có phương pháp phân tích, và có lý thuyết xuất phát từ các nghiên cứu về các hoạt động quản trị trong lịch sử loài người.
Quản trị cũng là một khoa học liên ngành, vì nó sử dụng nhiều tri thức của nhiều ngành khác nhau.

Quản trị là một nghệ thuật

Thực hành quản trị là một nghệ thuật. Nhà quản trị phải hiểu biết lý thuyết quản trị nhưng cũng phải biết vận dụng các lý thuyết đó một cách linh hoạt và những tình huống cụ thể.

Xem thêm: Các đặc tính của hoạt động quản trị